E-mailsjablonen beheren

E-mailsjablonen beheren

De e-mailsjablonen bieden je de mogelijkheid om een standaard tekst klaar te zetten die je kunt gebruiken bij het handmatig opstellen van een e-mail of kunt gebruiken voor automatisch te versturen e-mails. Bijvoorbeeld bij het bevestigen van een gemaakte afspraak.

Scopes en Placeholders

Voordat je kunt beginnen met het aanmaken van e-mailsjablonen is het goed om te weten wat Scopes en Placeholders zijn.

Scope

Bij het aanmaken van een sjabloon koppel je deze aan een Scope. De scope bepaald wanneer je het sjabloon kunt gebruiken en welke placeholders beschikbaar zijn.

  • De scope afspraak, zorgt er bijvoorbeeld voor dat het mailsjabloon gebruikt kan worden bij opstellen van een email voor een afspraak en geeft placeholders zoals: {appointment.date} datum afspraak, afspraak locatie.
  • De scope hypotheek, maakt dat een mailsjabloon alleen beschikbaar is bij een hypotheekproduct en geeft placeholders zoals {mortgage.loan_amount} voor het hypotheekbedrag

Placeholders

Met een placeholder kun je informatie uit Accelerate in je e-mailsjabloon plaatsen. De placeholder {dossier.salutation} zorgt bijvoorbeeld voor de juiste aanhef zoals: Geachte heer ter Aar of Beste Sabina.

Een aantal placeholders zijn productgebonden. Denk aan de datum van de afspraak of het offertenummer van de hypotheek.

Elke e-mailsjabloon is gekoppeld aan een productscope en binnen de sjabloon zijn alleen de placeholders voor deze en bovenliggende scopes beschikbaar. Wanneer de gebruiker een e-mail opstelt zijn ook alleen de e-mailsjablonen te selecteren van betreffende productscope en bovenliggende.

image

E-mailsjabloon aanmaken

  1. Ga naar instellingen en kies voor e-mailsjablonen
  2. Klik op de oranje knop nieuw e-mailsjabloon
image
  1. Geef je sjabloon een naam, deze is voor interngebruik
  2. Kies de passende scope (zoals hierboven is uitgelegd)
  3. Klik op verder
  4. Vul de gevraagde gegevens in:
    • Aan: wie is de ontvanger / zijn de ontvangers?
    • CC: staat er standaard iemand in de CC?
    • Onderwerp: wat is het onderwerp van de e-mail
    • Ten slotte de inhoud van de e-mail:
      • Eén keer formeel en
      • Eén keer informeel.
      • Klik op beschikbare placeholders om te zien welke informatie je middels placeholders automatisch kunt laten ophalen uit het dossier. Aan de linkerkant wordt een voorbeeld getoond van hoe dit er uit kan komen te zien. Bijvoorbeeld de placeholder {dossier.salutation}:

  5. Kies voor opslaan

E-mailsjabloon bewerken

  1. Ga naar instellingen en kies voor e-mailsjablonen
  2. Klik op het sjabloon dat je wilt wijzigen
  3. Voer de gewenste wijzgingen door
  4. Klik op opslaan.
LET OP! Een sjabloon heeft twee tekstvelden, formeel en informeel. Deze tekstvelden dienen separaat aangepast te worden.

E-mailsjabloon verwijderen

In het overzicht met sjablonen vind je achter de sjablonen die je kunt verwijderen een kruis. Klik op het kruis om betreffend sjabloon te verwijderen.

Staat er geen kruis? Dan is er in een trigger ingesteld dat bij een bepaalde actie deze mail automatisch verstuurd wordt. Het desbetreffende sjabloon kan na het verwijderen van de trigger (door de admin of door HD Connect) verwijderd worden.