Opdracht tot dienstverlening

Opdracht tot dienstverlening

Met de OTD en facturatie module kun je vanuit het dossier met een paar klikken een Overeenkomst tot dienstverlening voor de klant maken. Deze leidt vervolgens tot een factuur en eventueel tot een maandelijkse incassofactuur.

image

OTD opstellen, finaliseren en ondertekenen

De OTD stel je op aan de hand van een (door de admin ingerichte) module. Doorloop de vier stappen, download de OTD om deze te controleren. Kies voor Finaliseren zodat de OTD aan de klant ter ondertekening kan worden aangeboden

  1. Open betreffend dossier.
  2. Klik in de linker navigatie op OTD & facturatie.
  3. Kies voor +nieuwe OTD maken.
  4. Doorloop de vier stappen zoals hierna toegelicht.

Stap 1: Dienstbepaling

In deze stap bepaal je de basis van de OTD:

  1. Selecteer een hoofddienst.
  2. Selecteer een dienst.
    1. Indien er kostenposten onder de subdienst vallen worden die nu getoond.
  3. Selecteer een aanvullende dienst indien gewenst.
  4. Deselecteer eventueel bijlages indien gewenst.
  5. Deselecteer eventueel aanvragers.
  6. Selecteer adviseur (deze functie is alleen beschikbaar voor een admin, automatisch komt een OTD op de naam van de maker).
  7. Kies –indien al bekend in het dossier – aan welk product de OTD gekoppeld kan worden.
  8. Klik op Opslaan & verder.

Stap 2: Vergoeding & korting

Is een bepaalde kostenpost op basis van uurtarief of wil je een korting geven? Dan kan dat hier. Tevens kun je aangeven hoe de betaling loopt, via de notaris of de klant[3].

  1. Selecteer het type betaling (dit komt, afhankelijk van de inrichting door de admin, terug op de factuur).
    1. Betaling via notaris
    2. Betaling via klant, wanneer je dit kiest kan het zijn dat je ook kunt kiezen of de betaling in termijnen is en zo ja: in hoeveel.
  2. Per factuurregel kan het zijn dat je - afhankelijk van de instellingen- uren of kortingen op kan geven
    1. Is een kostenpost op uurtarief? Dan kun je bij ‘Uren’ aangeven wat de verwachte uren zijn. Dit komt op de OTD, maar voor de factuur wordt aangemaakt kun je dit nog aanpassen naar de werkelijke uren.
    2. Staat er een button Korting toepassen? Dan kun je –afhankelijk van de inrichting- een kortingscoupon selecteren en/of als adviseur zelf korting geven. Kies de gewenste korting en klik op Korting toepassen. De korting wordt direct getoond en meegenomen in de totale berekening.
  3. Klik op Opslaan & verder.

Stap 3: Controle & overzicht

De OTD is bijna klaar.

  1. Heb je nog een opmerking die je kwijt wilt op de OTD? Maak dan gebruik van het veld ‘Opmerkingen op OTD PDF’.
  2. Wil je de OTD afgedrukt aan de klant ter ondertekening aanbieden óf digitaal op het klantportaal? Maak hier de keuze. Indien je kiest voor de ondertekening op het klantportaal, dan kun je nog een extra opmerking bij het actiepunt plaatsen.
  3. Klik op Opslaan & verder.

Stap 4: OTD aangemaakt

De OTD is aangemaakt.

  1. Je kunt hem downloaden als PDF-document om hem te controleren.
  2. a) Is er iets onjuist? Ga dan terug naar de vorige stap, of ga naar het overzicht van OTD’s en pas het op een later moment aan vanuit het dossier OTD & facturatie.

  3. Indien correct kun je op OTD finaliseren klikken. De OTD is nu niet meer te bewerken en wordt –indien er gekozen is voor digitale ondertekening - aangeboden ter ondertekening op het klantportaal. Indien gewenst kan er ook automatisch een e-mail naar de consument worden gestuurd. Maak hiervoor een emailsjabloon aan in de scope ‘Dossier’ en stuur vervolgens een e-mail naar support@accelerate.nl om dit in te laten regelen. Bekijk hier hoe je een e-mailsjabloon aanmaakt.

OTD ondertekenen

De OTD kan op papier of op het klantportaal ondertekend worden. Zodra er is ondertekend zal onder de kolom ‘Ondertekend?’ de datum van ondertekening komen en met onder de ‘i’ de naam van de klant c.q. de medewerker.

OTD ondertekenen op het klantportaal

Wanneer er gekozen is voor digitale ondertekening zal de klant in het klantportaal de OTD ondertekenen. Afhankelijk van de inrichting wordt er ter attentie een e-mail naar de klant gestuurd.

Op het klantportaal gaat de klant akkoord met:

  1. De OTD zoals jij deze ook ziet wanneer je deze downloadt vanuit het dossier.
  2. De Algemene voorwaarden zoals deze door de admin zijn ingericht.
  3. Eventuele bijlages die bij de OTD worden aangeboden op het portaal.

En geef -indien van toepassing- een SEPA incassomachtiging (standaard Europese incasso) af.

Op het moment dat de OTD ondertekend wordt, wordt dit gesignaleerd in de werkvoorraad.

OTD ondertekenen op papier

Is er gekozen voor een papieren ondertekening? Download de OTD en bied deze ter ondertekening aan de klant aan. Wanneer de OTD ondertekend is kun je zelf op Nu ondertekenen klikken in het dossier bij het onderdeel OTD&facturatie.

image

Hierna krijg je direct de mogelijkheid om de ondertekende versie te uploaden en ter download aan te bieden op het klantportaal. Kies achteraan bij de ondertekende versie voor ‘Maak actiepunt voor download op klantportaal’. |

image

OTD verwijderen

Tot het moment dat de OTD ondertekend is kun je deze verwijderen in het OTD overzicht op het dossier. Is de OTD ondertekend dan kan de admin deze nog verwijderen door in het Overzicht bij betreffende OTD te kiezen voor het vergrootglas en vervolgens te klikken op OTD verwijderen.

OTD annuleren

Bij het ondertekenen van de OTD zijn automatisch –op voorbereiding van de factuur- factuurregels aangemaakt. Zijn er nog geen aanpassingen op deze regels gedaan en wordt er na ondertekening toch van de OTD afgezien dan kun je de OTD annuleren:

  1. Ga in het dossier naar OTD & Facturatie.
  2. Klik bij OTD’s op de knop Annuleren. Indien dit door de admin is ingericht is een nieuwe factuurregel aangemaakt in verband met de annuleringskosten.

NB: Is er vanuit de OTD ook sprake van een Servicecontract? Deze is niet automatisch verwijderd. Onder Servicecontracten kan deze met het prullenbakje verwijderd worden.