Maak een video-belafspraak met de klant en ontmoet elkaar digitaal. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je TrueMeeting aanzet, hoe je een TrueMeeting afspraak inplant, wat de klant op het klantportaal én de adviseur in zijn dossier ziet. En als laatst hoe TrueMeeting werkt.
TrueMeeting aanzetten
Het gebruik van TrueMeeting valt niet onder de standaard licentieovereenkomst van Accelerate. Wil je gebruik maken van de module TrueMeeting, stuur dan een e-mail naar salessupport@accelerate.nl
Zodra de module aanstaat kan de admin onder Instellingen | Afspraken | Afspraaktypes per afspraak aangeven dat er een TrueMeeting link moet worden opengezet bij het inplannen van een afspraak met dit afspraaktype.
Je kunt bijvoorbeeld elk afspraaktype nogmaals aanmaken, maar dan met videobellen. Bijvoorbeeld: 'Oriënterend gesprek' én 'Oriënterend gesprek (videobellen)'. Let op: wanneer je nieuwe afspraaktypes aanmaakt, wil je misschien ook nieuwe afspraaktriggers inrichten.
Afspraak inplannen
De afspraak wordt op de gebruikelijke wijze gemaakt, echter bij het type afspraak kies je voor ‘TrueMeeting afspraak (videobellen)’ of voor een ander afspraaktype waar ook sprake is van TrueMeeting.
Wanneer je de gevraagde gegevens hebt ingevuld wordt de afspraak aangemaakt. In de linkernavigatie van het dossier is de afspraak toegevoegd.
NB: Afhankelijk van de inrichting in jouw licentie is de afspraak toegevoegd aan de gekoppelde agenda en/of heeft de klant een e-mailbevestiging ontvangen.
Inloggen op de afspraak door de klant
De klant kan inloggen vanuit het klantportaal
- Log in op het klantportaal
- Ga naar het tabblad Afspraak
- Klik op Start het gesprek
- TrueMeeting wordt in de browser geopend
Verderop op deze pagina wordt uitgelegd hoe TrueMeeting werkt.
NB: Het is ook mogelijk om de klant een e-mail te sturen met een link naar de TrueMeeting afspraak er in. Om deze mail te kunnen versturen moet er een e-mailsjabloon beschikbaar zijn waarin de placeholder {appointment.truemeeting_url} wordt gebruikt. Deze haalt automatisch de juiste TrueMeeting url op.
Inloggen op de afspraak door de adviseur
Ga naar betreffend Accelerate dossier.
- Klik in de linkernavigatie op de titel van de gemaakte afspraak om de details van de afspraak in te zien:
- Klik op Start het gesprek
- Truemeeting wordt in je browser geopend
TrueMeeting
Zowel de klant als de adviseur hebben gekozen voor Start het gesprek en hebben in de browser een nieuwe pagina van TrueMeeting.
- Het volgende scherm is geopend:
- Vul je naam in en klik op Ga verder Wanneer je voor het eerst gebruik maakt van TrueMeeting wordt er daarna gevraagd of TrueMeeting gebruik mag maken van jouw camera en microfoon. Kies hier voor Toestaan.
- Je bent in de afspraak In het screenshot hieronder ben jij als eerste aanwezig, zodra de ander ook inlogt krijg je hier een melding van.
- Zodra beiden zijn aangemeld geldt het volgende:
- Elkaar zien: Je ziet je zelf onderaan in het scherm, dit is wat de ander in het grote vlak ziet en visa versa.
- Elkaar horen: Doordat je beide akkoord bent gegaan dat TrueMeeting jouw microfoon gebruikt kun je met elkaar communiceren
- Chatten: Daarnaast is het mogelijk om elkaar berichten te sturen
- Beeldschermdelen: Door op het beeldscherm icoon rechtsboven te klikken kun je de ander mee laten kijken op jouw beeldscherm.
- Je krijgt de keuze of je het volledige beeldscherm wilt delen of een venster naar keuze
- Hierna is het beeldscherm gedeeld Je gesprekspartner ziet dit ipv het beeld van je webcam:
Bij jou is het beeldscherm delen icoon rood, klik hier nogmaals op om het beeldscherm delen te beëindigen
- Wil je jouw geluid of beeld even niet delen? Klik dan op het microfoon of camera icoon in jouw beeld: Klik nogmaals om het geluid c.q. beeld weer te delen.
- TrueMeeting in volledig scherm Kijk je mee op de scherm van de ander dan kan het handig zijn om TrueMeeting even op het hele beeldscherm te zetten. Klik hiervoor rechts boven op het ‘Volledig scherm icoon’ Druk op escape of op het kruisje (ga met je muis naar de bovenkant van het scherm en het kruis wordt zichtbaar).
Aan het einde van de afspraak kun je beide kiezen voor uitloggen rechtsboven om de TrueMeeting te verlaten.
