Actiepunten voor de klant

Actiepunten voor de klant

Intro

Op verschillende momenten en manieren kun je actiepunten opmaken en stukken opvragen bij de klant. Dit kan bijvoorbeeld zijn voor of na een afspraak, voor een hypotheek- of levensverzekeringsaanvraag, automatisch bij het aanmaken van een product, door het starten van een scenario, het ontvangen van een stukkenlijst of handmatig.

Uitbreiden middels scenario’s

Vanuit een product of afspraak in het dossier kan een scenario gestart worden. Wanneer een bepaalde situatie met daaruit voortvloeiend een aantal acties vaker voorkomt kan dit efficiënt zijn.

Een scenario is een vooraf gedefinieerd ‘actieplan’. Er wordt eenmalig een scenario aangemaakt dat je vervolgens altijd kunt oproepen. De admin heeft de mogelijkheid om Scenario’s te verwijderen, te wijzigen of aan te maken, zie Dossier en status (admin) in

.

Een voorbeeld van een scenario kan zijn het standaard uitvragen van een aantal stukken voorafgaande aan een afspraak. Wanneer er al bekend is dat de klant bijvoorbeeld gescheiden of zelfstandig ondernemer is.

Je kunt dus via een scenario meerdere stukken opvragen (actiepunten klaar zetten):

  1. Klik onder het desbetreffende product of afspraak op Scenario starten.
  2. Selecteer de gewenste scenario’s[1]
  3. Pas indien gewenst de uitvoerdatum aan. Deze staat automatisch op de dag van vandaag. Als je een scenario voor de toekomst klaar wilt zetten, kun je een datum in de toekomst selecteren.
  4. Als het scenario op een later moment uitgevoerd dient te worden én op een bepaald tijdstip, selecteer dan ‘Ja, er is een specifieke uitvoertijd’. Voer het gewenste tijdstip in.
  5. Klik op Scenario starten.
  6. Betreffende stukken worden nu aangemaakt in de Dossiercontrole en bijbehorende actiepunten klaargezet onder Actiepunten voor klant en op het Klantportaal.

Handmatig actiepunt toevoegen

Heb je een los extra actiepunt voor de klant? Of wil je in een keer meerdere acties openzetten? Een nieuw stuk of bijvoorbeeld het ter download aanbieden van het rentevoorstel of offerte? Voor beide voorbeelden een uitleg hoe dit actiepunt toe te voegen:

EEN NIEUW STUK

Het document dat je uitvraagt dient al wel beschikbaar te zijn in de dossiercontrole. Is dit niet het geval dan dien je daar een nieuw stuk aan te maken, waarbij je kunt selecteren om direct een actiepunt voor de klant te maken (zie uitleg op de volgende pagina).

Het stuk is nog niet aanwezig in de dossiercontrole

  1. Klik onder de afspraak op Dossiercontrole
  2. Selecteer Nieuw stuk - Kies het document naar keuze - selecteer de persoon die het stuk dient aan te leveren - selecteer Consument mag voor dit stuk zelf documenten uploaden in het klantportaal
  3. Opslaan

Het stuk is al wel aanwezig in de dossiercontrole

  1. Klik op Actiepunten voor klant | Nieuw actiepunt voor de klant
  2. Kies bij type actie voor Stuk uploaden
  3. Kies het betreffende stuk | Opslaan

MEERDERE STUKKEN

Je kunt meerdere stukken tegelijkertijd openzetten als actiepunten voor de klant, mits ze aan de volgende eisen voldoen;

  • De Accelerate status is ‘aan te leveren’ of ‘afgekeurd en opnieuw aan te leveren’
  • De optie ‘Consument mag voor dit stuk zelf documenten uploaden in het klantportaal’ is geselecteerd

Vanuit de dossiercontrole

  1. Indien er stukken aanwezig zijn die aan de eisen voldoen zie je bovenin de dossiercontrole de optie actiepunten aanmaken
  2. Wanneer je hier op klikt krijg je een overzicht van de stukken waar een actiepunt voor aangemaakt kan worden, deselecteer eventueel stukken en klik op opslaan
image

Vanuit actiepunten voor klant

  1. Indien er stukken aanwezig zijn die aan de eisen voldoen zie je naast de optie nieuw actiepunt voor klant ook de optie aanvullen o.b.v. dossiercontrole
  2. Wanneer je hier op klikt krijg je een overzicht van de stukken waar een actiepunt voor aangemaakt kan worden, deselecteer eventueel stukken en klik op opslaan
image

INDICATIEF VOORSTEL OF OFFERTE TER DOWNLOAD AANBIEDEN

Wanneer je van de geldverstrekker het indicatieve voorstel of de offerte hebt ontvangen kun je deze ter download aanbieden aan de klant:

  1. Klik op Actiepunten voor klant | Nieuw actiepunt voor de klant
  2. Kies bij type actie voor Indicatief voorstel downloaden of Offerte downloaden | Opslaan

Het actiepunt is aangemaakt, de klant kan de bijlage(n) downloaden.

Heb je meerdere indicatieve voorstellen ontvangen waarvan je er maar één ter download wilt aanbieden? Zorg dan dat de onjuiste documenten zijn gedeselecteerd:

  1. Klik op offerte(s)
  2. Deselecteer ter download aanbieden
  3. Kies voor opslaan

Op het klantportaal kan dit er zo uit zien:

image

DOCUMENT LATEN ACCORDEREN

Wil je een akkoord op bijvoorbeeld het adviesrapport[2]?

  1. Voeg het stuk toe aan de dossiercontrole (zie eerder in deze paragraaf)
  2. Upload het document in de dossiercontrole
  3. Ga naar Actiepunten voor klant | nieuw actiepunt | Een document laten accorderen Kies het betreffende stuk | Opslaan
image

AANLEVEREN FORMULIER KENNIS EN ERVARING

Met dit actiepunt zet je een kennis- en ervaringsformulier op het klantportaal.

image

Zodra de klant op 'Nu invullen' drukt kan hij/zij het onderstaande formulier invullen:

Dit is een gedeeltelijk screenshot, het daadwerkelijke formulier is langer
Dit is een gedeeltelijk screenshot, het daadwerkelijke formulier is langer

Als de klant het formulier inlevert, krijg je hier een signalering van.

Actiepunt verwijderen

Het kan zijn dat je een actiepunt voor de klant wilt verwijderen, bijvoorbeeld ‘Finale kwijting’[3] omdat deze niet van toepassing of al in je bezit is. Of het identiteitsbewijs omdat je deze al hebt. Dat kan op diverse manieren:

image

Manier 1: waarbij de actie zichtbaar blijft op het klantportaal; maar als ‘voltooid

Upload het stuk in de bijbehorende dossiercontrole

  1. Ga naar de dossiercontrole en kies in betreffende rij voor ‘upload’ of het kopieer icoon en selecteer het juiste stuk.

Manier 2: de actie is niet langer zichtbaar op het klantportaal

Wanneer het stuk helemaal weg kan, ook uit de dossiercontrole kun je –indien er nog geen stuk is geüpload- het stuk verwijderen uit de dossiercontrole door rechts van het stuk op het kruisje te klikken. Wil je wel het stuk bewaren en alleen het actiepunt verwijderen, volg dan de volgende stappen:

  1. Klik onder het desbetreffende product op Actiepunten voor klant.
  2. image
  3. Klik op het kruisje rechts van betreffend actiepunt wat je wilt verwijderen.

Het actiepunt is verwijderd uit de actiepunten voor de klant en dus ook uit het klantportaal, maar nog wel als stuk zichtbaar in de dossiercontrole.

[1] Alleen de scenario’s die binnen deze scope vallen worden getoond. Dus bij Hypotheek worden alleen het scenario’s met de scope Hypotheek getoond.

[2] De admin dient onder Instellingen | HDN | documenten voor dit stuk éénmalig aan te geven dat ‘stukken van dit type door de klant kunnen worden geaccordeerd’

[3] Tip: de admin kan instellen dat bepaalde opgevraagde documenten nooit standaard een actiepunt aanmaken.

Door naar het volgende hoofdstuk?