CRM (personen)

CRM (personen)

Intro

In Accelerate kun je in het bovenste lint kiezen voor CRM. Dit betreft een kaartenbak van leads, bestaande klanten en overige betrokkene partijen, zoals geldverstrekkers en notarissen.

Kies je voor CRM, dan kom je in het overzicht. Hier zie je per component hoeveel contactpersonen aanwezig zijn, welke als laatst zijn aangemaakt of bijgewerkt. Een relatie toevoegen behoort ook tot de mogelijkheden. In dit hoofdstuk gaan we in op CRM Personen.

Persoon toevoegen

Een persoon kan op verschillende manieren worden toegevoegd:

  • Handmatig
  • Automatisch
  • Middels een import (admin)

HANDMATIG TOEVOEGEN

Vanuit het CRM

  1. Klik op CRM | Personen | Persoon toevoegen in de linker navigatie
  2. image
  3. Vul de gegevens die bekend zijn in.
  4. Klik op Opslaan

Bij het aanmaken van een nieuw dossier

  1. Dossiers | Nieuw dossier
  2. Genereer een nieuw contactpersoon door de gegevens in te vullen
  3. Met het opslaan is er een dossier aangemaakt én is de persoon toegevoegd aan het CRM
  4. Nb: lijkt het er op - bij het aanmaken van het dossier - dat de persoon al bekend is in het CRM, dan wordt dit door Accelerate gesuggereerd. Door te klikken op bekijk overeenkomsten kun je – indien de persoon inderdaad al bestaat – de gegevens uit het CRM kopiëren.

    image

AUTOMATISCH TOEVOEGEN

Dit gebeurt op het moment dat er vanuit een AX een nieuw dossier wordt gemaakt en de personen nog niet opgenomen waren in het CRM.

Nb: waren de personen al bekend in het CRM, maar misten er persoonsgegevens? Vanuit de AX worden deze gegevens automatisch aangevuld.

IMPORTEREN (admin)

Aan de hand van Excel-bestanden kunnen personen geïmporteerd worden. Het importeren van bedrijfsgroepen is (nog) niet mogelijk.

Importeren van CRM personen gaat als volgt:

Klik op CRM | Personen | importeren of ga naar Instellingen | CRM | importeren

Stap 1 Bestand uploaden

Hier kun je een voorbeeld bestand downloaden die laat zien hoe een import Excel er uit kan zien.

  1. Kies het import bestand welke je wilt importeren bij Bestand kiezen
  2. Tip: importeer eerst eens twee personen om te zien hoe het gaat.

  3. Geef aan wanneer het bestand kolomnamen bevat
  4. Klik op Opslaan & verder

Stap 2 Velden kiezen

De eerste rijen van jouw bestand worden in deze stap getoond. Je kunt nu aangeven welke kolominformatie in welk Accelerateveld moet komen te staan. Bij stap 3 worden alle rijen getoond en kun je eventueel nog rijen deselecteren.

Gebruik importprofiel

Heb je al eens geïmporteerd en het ´profiel´ opgeslagen? Dan kun je deze kiezen bij ‘Gebruik importprofiel’. In dit geval hoef je de kolommen niet opnieuw te matchen. Is er geen (gewenst) importprofiel beschikbaar, laat dit veld dan leeg.

Verplichte velden

Om een import te kunnen maken zijn de voornaam en de achternaam verplicht. Deze velden dien je te matchen met een kolom uit je Excel, zie punt 1 hieronder.

Kolomnamen

Indien je bij stap 1 hebt aangegeven dat het bestand kolomnamen heeft, dan zie je deze bovenaan elke kolom. Heeft jouw bestand geen kolomnamen, dan zijn de kolommen voorzien van een letter.

  1. Onder de kolomnaam zie je een keuzemenu. Kies hier welk Accelerateveld overeenkomt met de informatie in de kolom. Staan bijvoorbeeld de voornamen in de kolom? Dan selecteer je ‘Voornaam’. Je kunt binnen het keuzemenu scrollen of bovenaan typen wat je zoekt. Maak voor elke kolom die je wilt importeren een match met een Accelerateveld. De kolommen die je niet matcht worden niet geïmporteerd.
  2. Klik op Opslaan & verder

Stap 3 Controleren

Hier worden alle regels en kolommen van het gekozen bestand die geïmporteerd worden weergegeven. Het is mogelijk om regels te deselecteren, zodat deze gegevens niet geïmporteerd worden in Accelerate.

Importeer je voor het eerst?

Dan is ons advies om alle regels te deselecteren | twee regels te selecteren en eerst deze te importeren. Dit zodat je kunt controleren of de informatie terecht komt zoals je dit voor ogen had.

Sla bij stap 4 jouw importprofiel op zodat je -wanneer je tevreden bent met de import van deze testregels- het gehele bestand alsnog kunt importeren zonder bij stap 2 de velden weer te matchen.

  1. Controleer of je de juiste matches hebt gemaakt met de kolomnamen en de Acceleratevelden. Deselecteer eventueel rijen die je niet wilt importeren.
  2. Wanneer je tevreden bent klik je op Opslaan & verder zodat de geselecteerde regels worden geïmporteerd.

Stap 4 Resultaat

De data is geïmporteerd en te vinden in het CRM.

  1. Indien je de bij stap 2 gemaakte keuzes voor de match kolomnaam en veldnaam vaker wilt gebruiken kun je deze opslaan als importprofiel: Selecteer Opslaan als importprofiel | En geef het profiel een naam
  2. Kies Nieuwe import wanneer je direct nog een import wilt doen Kies Bekijk geïmporteerde items wanneer je naar het CRM wilt en de zojuist geïmporteerde items wilt zien.

Personen vinden, queryen en exporteren

Binnen het CRM kun je personen op verschillende manieren opzoeken. Zoek je een bepaald persoon of zoek je een selectie personen? Een bepaald persoon vind je met het zoekvenster links, een selectie personen met de querymanager binnen het CRM. Wanneer je een selectie hebt gemaakt kun je deze exporteren. Wil je jouw volledige CRM personen database exporteren? Klik dan links onder Persoon Toevoegen op Exporteren

EEN BEPAALD PERSOON VINDEN

  1. Klik op CRM | Personen
  2. Aan de linkerkant is een zoekfunctie te zien. Hiermee kan gezocht worden op voornaam, achternaam of e-mailadres

EEN SELECTIE PERSONEN VINDEN

De querymanager geeft je de mogelijkheid om een groep personen te zoeken die voldoen aan een bepaalde eis en/of om een commerciële lijst te maken. Door meerdere filters toe te voegen kan bijvoorbeeld een lijst worden gemaakt van alle personen die geen woonlastenverzekering hebben maar wel een hypotheekproduct. Tevens kun je een selectie of alle personen exporteren als Excel. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je de e-mailadressen nodig hebt voor een mailing.

  1. Klik op CRM | personen
  2. In de bovenste tabel ‘Querymanager’ kun je queryen met een of meerdere filters.
  3. a) Klik op Selecteer een eigenschap en selecteer een eigenschap

    b) Afhankelijk van de gekozen eigenschap kun je in het keuzeveld daarnaast nog een keuze maken

    c) Voeg eventueel nog een filter toe door op het plusje voor de eigenschap te klikken: een nieuwe regel verschijnt Wanneer er door de admin persoonseigenschappen zijn aangemaakt, vind je deze ook terug in het eigenschappen keuzemenu, behalve wanneer het een vrij tekstveld is.

    image

    d) Je kunt ook oude dossiers selecteren. In de meeste gevallen zal dit niet wenselijk zijn, maar wanneer je deze selecteert wordt er ook op oude dossiers gezocht. Dat betekent dat wanneer een klant, bijvoorbeeld Sabina Lachtmans twee dossiers heeft, niet alleen het meest recente dossier in de resultaten getoond wordt, maar ook het oudere. Overigens zijn –bij meerdere dossiers op één persoon- deze dossiers beide vanaf deze CRM kaart te bereiken.

    e) Een filter gemaakt die niet wenselijk was? Klik links van deze regel op het minteken om deze te verwijderen.

  4. Klik op Zoeken

Jouw zoekresultaat wordt getoond. Je kunt nu:

  • De resultaten Exporteren naar Excel
  • en/of

    Deze zoekopdracht opslaan, deze komt dan onder het zoekvenster links te staan zodat jij deze kunt hergebruiken. Jouw collega’s zien deze zoekopdracht niet. Net als in de Querymanager onder Overzichten | Querymanager

Persoonsinformatie – CRM kaart

Elk persoon in Accelerate heeft een CRM kaart. Onafhankelijk of de persoon is aangemaakt bij het aanmaken van een dossier of dat deze persoon is toegevoegd als persoon in het CRM. Je kunt op twee manieren in deze CRM kaart terecht komen:

  1. Vanuit CRM | Personen Klik in de tabel op de naam van deze persoon, eventueel na een zoekopdracht te hebben gedaan zoals in de vorige paragraaf beschreven.
  2. Vanuit het dossier van de persoon Klik onder personen op de naam van deze persoon. Je komt nu in de relatiegegevens terecht. Klik boven ‘Basisgegevens’ op Naar CRM Kaart

Hieronder nemen we de linker navigatie van een CRM kaart per onderdeel door:

OVERZICHT

In het overzicht van de contactpersoon is alle basisinformatie terug te vinden. De volgende onderwerpen zijn zichtbaar:

  • Gerelateerde dossiers: Hier worden alle dossier waarbij deze contactpersoon een aanvrager is, weergegeven: Dossiernummer en per dossier de aanmaakdatum en de aanvragers op dit dossier.
  • Producten en diensten: Deze tabel geeft een overzicht van alle producten en diensten van de contactpersoon. Denk aan afspraken, hypotheekaanvragen en verzekeringsaanvragen. Door op de pijl te klikken, kom je in het betreffende product.
image
  • Relaties: Onder dit kopje is te zien of deze contactpersoon in relatie is gelegd tot een ander contactpersoon. Let op: dit gebeurt niet automatisch. Je kunt een relatie toevoegen door op het potloodje te klikken of vanuit Relaties links in de navigatie. Zie verder het kopje Relaties.
  • E-mail: Hier worden in- en uitgaande mails vanuit de CRM kaart getoond, dus niet de e-mails met deze persoon vanaf het dossier. Deze functionaliteit is bedoeld om in te zetten voor personen die nog geen dossier hebben.
  • Notities: Onder de notities zie je alle notities die gemaakt zijn binnen deze CRM kaart. Deze notities worden getoond zoals je dat ook terugvindt op het dossier: in de vorm van ‘post-its’. Notities met prioriteit hebben een rood kleur. Zie verder het kopje Notities

RELATIEGEGEVENS

Onder deze gegevens zijn de volgende onderdelen beschikbaar om in te vullen:

  • Basisgegevens
  • Persoonlijke gegevens
  • Overige eigenschappen Indien deze beschikbaar zijn gesteld door de admin, (zie het hoofdstuk CRMCRM (admin)) kun je hier eigenschappen meegeven en inzien. Hier is tevens op te queryen zoals hierboven beschreven in de paragraaf Persoon vinden.
  • Klantgegevens
  • Contactgegevens

Indien er een dossier beschikbaar is wordt deze informatie –zo ver als de informatie beschikbaar is- gevuld vanuit het dossier. Maak je wijzigingen in de klantgegevens van de persoon op dossierniveau dan worden deze ook opgeslagen in de CRM kaart en visa versa.

INSTELLINGEN

Hier is het -wanneer je de juiste rechten hebt - mogelijk om deze persoon definitief te verwijderen. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor admins. Let erop dat een gekoppeld dossier wel blijft bestaan: in dit dossier is de aanvrager dan verwijderd.

Heeft jouw licentie meerdere labels? Dan kun je het label hier aanpassen.

KLANTIDENTIFICATIE

Het klantidentificatieformulier gebruik je om vast te leggen hoe, waarmee en door wie de identiteit van een klant is vastgesteld.

RISICO CLASSIFICATIE

Dit formulier biedt je de mogelijkheid om het risico van iedere klant vast te leggen en te herzien. Dit gebeurt op een zodanige manier dat overzichten per risicoklasse kunnen worden gegenereerd.

Voor de bepaling van het risicogehalte van cliënten gebruiken we een classificatie o.b.v. vier risicoklassen. Per klant (CRM-persoon) moet een gebruiker onderbouwd kunnen vastleggen in welke klasse deze klant wordt ingedeeld. Daar is géén standaard systematiek voor, dat is vrij invulbaar voor ieder kantoor.

BESTANDEN

Onder het component bestanden heb je de mogelijkheid om documenten op te slaan die bij deze persoon horen. Mocht je bijvoorbeeld nog geen dossier willen aanmaken, maar al wel een kopie id hebben ontvangen dan kun je deze hier plaatsen. Wordt er later alsnog een dossier aangemaakt dan kun je dit document op jouw klembord plaatsen (klik op de bestandsnaam | plaatsen op klembord. Ga nu naar betreffend dossier om het daar van jouw klembord af te halen en bijvoorbeeld in de dossiercontrole te plaatsen.

INDICATOREN

Wanneer de admin indicatoren beschikbaar heeft gesteld (zie het hoofdstuk CRM (admin)) vind je deze hier terug onder ‘Indicatoren koppelen aan deze relatie’. In het voorbeeld hieronder hebben we gekozen voor de indicator Oud-medewerker. Maar je kunt ook bijvoorbeeld de indicator Lead aanmaken. Klik op de indicator naar keuze om deze te verplaatsen naar ‘Actieve indicatoren’:

  • Op de CRM kaart zie je nu boven de naam van de persoon deze indicator staan
  • image

  • Tevens kun je queryen op indicator onder CRM | Personen en zo in een oogopslag zien welke personen allemaal deze indicator hebben gekregen.
  • image
  • Als de admin dat zo heeft ingesteld wordt dit ook zichtbaar op het dossier achter de naam van deze persoon.
  • image

NOTITIES

Klik je in het linker navigatiemenu op Notities dan krijg je een overzicht van de notities bij de contactpersoon. Je kunt de items sorteren op datum, auteur, prioriteit of altijd op voorgrond.

Om een nieuwe notitie te maken klik je op Notities | Notitie toevoegen.

  1. Vul de gewenste velden in:
  2. Titel:

    Geef de notitie een treffende titel mee.

    Omschrijving:

    Gebruik dit veld voor de inhoud van je notitie.

    Prioriteit?:

    Selecteren van dit vakje betekent dat de notitie prioriteit heeft. ‘Onder Notities in het notitieoverzicht zal dit zichtbaar zijn en onder Overzicht krijgt deze notitie een rode kleur.

    Tonen in dossier?:

    Door dit aan te vinken wordt de notitie ook als notitie in het gerelateerde dossier getoond.

    Altijd als eerste tonen?:

    Door dit aan te vinken wordt de notitie altijd de eerst getoonde notitie. (normaliter staat de laatst gemaakte notitie bovenaan)

  3. Kies voor opslaan.

Notities zijn te bewerken door onder Notities op de titel te klikken.

SIGNALERINGEN

Hier zie je alle signaleringen die op deze CRM kaart zijn gemaakt. Het aantal openstaande signaleringen wordt getoond aan de hand van een rood vierkantje met het desbetreffende aantal openstaande signaleringen op deze kaart.

image

Op dit moment worden er geen automatische signaleringen aangemaakt. Het gaat hier dus echt om handmatige signaleringen. De signalering komt in de werkvoorraad CRM terecht (werkvoorraad | CRM)

Nieuwe signalering maken

Je kunt een nieuwe signalering handmatig aanmaken. Onder de signaleringen kies je voor nieuwe signalering. Vervolgens krijg je de volgende velden:

  • Titel: Geef de signalering een treffende titel mee.
  • Uitvoerdatum: Kies een gewenste datum voor de signalering.
  • Uitvoertijd: Indien de signalering op een specifiek moment in de werkvoorraad dient te komen, vul hier een tijd in (niet verplicht).

RELATIES

Onder deze component kun je meerdere contactpersonen in Accelerate tot elkaar in relatie brengen. Denk hierbij aan moeder, zoon, collega etc. Kies voor Relatie leggen | selecteer het type | zoek de persoon en kies voor opslaan.

image

E-MAILS (IN)

Ingekomen mail op deze CRM kaart vind je hier terug.

E-MAILS (UIT)

Uitgaande e-mail vanaf deze CRM kaart vind je hier terug.

MEER OP DIT ADRES

Zijn er personen of bedrijven met hetzelfde adres in je CRM? Dan vind je deze hier terug:

image

GERELATEERDE DOSSIERS

Hier worden de dossiers, waarbij deze contactpersoon een aanvrager is, weergegeven. Vanuit hier is het mogelijk om een nieuw dossier aan te maken. De reeds bekende (contact)gegevens worden dan overgenomen.

Door naar het volgende hoofdstuk?

CRM (bedrijven)
CRM (bedrijven)