E-mail

E-mail

Intro

E-mails kun je versturen vanaf het dossier, een CRM kaart (zie hoofdstuk CRM (personen) en als je toegang hebt tot de globale mail, ook vanaf de globale mail (in de bovenste balk naast werkvoorraad | CRM |). We kennen drie wijzen van het versturen van e-mails:

  1. E-mailsjablonen worden automatisch gemaild door ingerichte triggerconfiguratie (bijvoorbeeld een automatische bevestiging van een gemaakte afspraak)
  2. E-mailsjablonen worden handmatig gekozen en eventueel aangepast en dan verzonden
  3. Een e-mail wordt volledig handmatig opgesteld.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de mogelijkheden van de e-mailsjablonen en het verzenden en ontvangen van e-mail.

De mail wordt verstuurd en ontvangen op één e-mailadres. Een e-mail wordt gepersonaliseerd door:

  • Jouw persoonlijke handtekening
  • Jouw naam als afzender

E-mail opstellen en verzenden

Zoals hierboven beschreven is heb je verschillende plekken om een e-mail op te stellen. In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat je een mail opstelt vanuit het dossier.

  1. Wil je gebruik maken van een e-mailsjabloon? Bedenk dan over welk product je e-mail gaat en kies onder dat product voor E-mail opstellen
  2. Wanneer jij een e-mailhandtekening hebt ingesteld (instellingen | Mijn Account) komt deze direct in het tekstveld van de e-mail terecht.
  3. Kies indien gewenst bij ‘Sjabloon’ voor het gewenste sjabloonDe Aan, CC, Onderwerp en de tekst van de e-mail worden ingevuld zoals dat in de sjabloon door de admin is ingericht.
  4. Schrijf je tekst, zorg voor de juiste persoon of personen bij de Aan en eventueel de CC
  5. Kies indien gewenst bij ‘Signalering’ voor de gewenste signalering. Deze komt dan op moment van keuze in de werkvoorraad naar boven.
  6. Voeg eventueel aan de linkerkant een bijlage toe door te kiezen voor Bijlagen | Bestand kiezen | Kies bestand naar keuze | Openen
  7. Is de e-mail klaar voor verzending? Klik op verzenden
  8. image
  9. De verzonden e-mail vind je terug in het dossier bij E-mails (UIT) en in het communicatieoverzicht.

E-mail ontvangen

Indien een e-mail vanuit het dossier of een product/afspraak in het dossier verstuurd is, wordt het dossierkenmerk automatisch door Accelerate toegevoegd aan het einde van de onderwerpregel middels #dossiernummer. Dit kenmerk is voor ACC van belang om bij beantwoording van de mail te herkennen in welk dossier de mail hoort. De mail zal dan de globale e-mail overslaan en direct opgeslagen worden in het dossier.

Ontvang je een e-mail van een relatie zonder #dossiernummer in het onderwerp? Accelerate koppelt e-mails ook op basis van het e-mailadres van de afzender. Hierbij wordt gekeken of op een dossier een aanvrager is met hetzelfde e-mailadres. Wordt er geen aanvrager gevonden, of komt het e-mailadres op meerdere dossiers voor, dan valt de e-mail alsnog uit in de globale mailbox.

Bij binnenkomst van een e-mail op het dossier ontvangt de adviseur c.q. behandelaar een signalering.

Bij het beantwoorden (of doorsturen) van de e-mail wordt de signalering automatisch verwerkt. Heb je de mail gezien, maar hoef je er verder niets mee? Verwerk de signalering dan handmatig.

MAIL KOPPELEN AAN EEN DOSSIER

Mocht bij het ontvangen van de mail het kenmerk niet aanwezig zijn, dan komt de mail terecht in de Globale e-mail. Vanuit de inbox kan een e-mail alsnog handmatig gekoppeld worden aan een dossier naar keuze. Klik op koppelen aan dossier | zoek het betreffende dossier (bijvoorbeeld op achternaam van de klant) | selecteer het dossier naar keuze | E-mail aan dit dossier koppelen.

image

De e-mail wordt vervolgens in betreffend dossier gehangen, hier wordt tevens een signalering van gemaakt in betreffende werkvoorraad.

MAIL ONTKOPPELEN VAN EEN DOSSIER

Je kunt een e-mail ook altijd ontkoppelen zodat deze weer in de globale mailbox terecht komt. Klik hiervoor in de e-mail op het kruisje rechts naast het dossiernummer in de mail.

image

E-mailsjablonen

De admin kan standaard e-mailsjablonen inrichten die jij kunt gebruiken als start van een e-mail die je wilt versturen. Binnen de sjabloon kan de admin gebruik maken van zogenaamde Placeholders. Deze placeholders halen data op uit het dossier, bijvoorbeeld de datum van een afspraak, het offertenummer of de aanhef (Geachte mijnheer Ter Aar en mevrouw Lachtmans of beste Sabine).

VERDEELD IN PRODUCTSCOPES

Om zeker te zijn dat de juiste data wordt opgehaald én om overzicht te creëren zijn de sjablonen onderverdeeld per productscope. Elk product heeft een eigen plek om een e-mail op te stellen. Wanneer je een e-mail opstelt kun je alleen de e-mailsjablonen selecteren van betreffende productscope en bovenliggende. Zie de afbeelding hieronder. Stel je bijvoorbeeld een e-mail op vanuit de afspraak, dan zie je alleen de e-mailsjablonen van Afspraak, Dossier en Globaal. Stel je een mail op vanaf het dossier, dan zie je alleen de e-mailsjablonen van het Dossier en Globaal. Tevens wordt er naast de e-mail productafhankelijk extra informatie getoond. Bijvoorbeeld bij de hypotheek de gegevens van de geldverstrekker.

image

E-MAIL OPSTELLEN VANAF HET DOSSIER

Linksboven in het dossier heb je een knop E-mail opstellen, hier zie je de sjablonen van het dossier en bovenliggend. Elk product heeft een eigen optie voor E-mail opstellen – zoals in de afbeelding hiernaast de afspraak, maar dus ook bijvoorbeeld de hypotheek-. Onder betreffend product zie je de e-mailsjablonen van de scope van dat product en bovenliggend. Bij het opstellen van een e-mail vanaf het dossier (linksboven) kun je ook van scope wisselen, zie het screenshot hieronder. Je krijgt dan de e-mailsjablonen van betreffende scope te zien.

image
image

Door naar het volgende hoofdstuk?

image