OTD en facturatie

OTD en facturatie

Intro

Met de OTD en facturatie module kun je vanuit het dossier met een paar klikken een Overeenkomst tot dienstverlening voor de klant maken. Deze leidt vervolgens tot een factuur en eventueel tot een maandelijkse incassofactuur. In dit hoofdstuk lichten we het proces toe. Het proces ziet er zo uit:

image

OTD opstellen, finaliseren en ondertekenen

De OTD stel je op aan de hand van een (door de admin ingerichte) module. Doorloop de vier stappen, download de OTD om deze te controleren. Kies voor Finaliseren zodat de OTD aan de klant ter ondertekening kan worden aangeboden

  1. Open betreffend dossier
  2. Klik in de linker navigatie op OTD & facturatie
  3. Kies voor Nieuwe OTD maken
  4. Doorloop de vier stappen zoals hierna toegelicht

STAP 1: DIENSTBEPALING

In deze stap bepaal je de basis van de OTD:

  1. Selecteer een hoofddienst
  2. Selecteer een dienst (hier worden de subdiensten getoond die onder de net gekozen hoofddienst vallen)
    1. Indien er kostenposten onder de subdienst vallen worden die nu getoond
  3. Selecteer een aanvullende dienst (indien beschikbaar en wenselijk)
  4. (de)Selecteer de gewenste bijlage(s)
  5. (de) Selecteer eventueel aanvragers
  6. Selecteer adviseur (deze functie is alleen beschikbaar voor een admin, automatisch komt een OTD op de naam van de maker)
  7. Kies –indien al bekend in het dossier – aan welke hypotheek de OTD gekoppeld is: Gekoppelde hypotheek[2]
  8. Klik op Opslaan & verder

STAP 2: VERGOEDING & KORTINGIs een bepaalde kostenpost op basis van uurtarief of wil je een korting geven? Dan kan dat hier. Tevens kun je aangeven hoe de betaling loopt, via de notaris of de klant[3].

  1. Selecteer het type betaling (dit komt, afhankelijk van de inrichting door de admin, terug op de factuur)
    1. Betaling via notaris of
    2. Betaling via klant, wanneer je dit kiest kan het zijn dat je ook kunt kiezen of de betaling in termijnen is en zo ja: in hoeveel[4].
  2. Per factuurregel kan het zijn dat je - afhankelijk van de instellingen- uren of kortingen op kan geven
    1. Is een kostenpost op uurtarief? Dan kun je bij ‘Uren’ aangeven wat de verwachte uren zijn. Dit komt op de OTD, maar voor de factuur wordt aangemaakt kun je dit nog aanpassen naar de werkelijke uren.
    2. Staat er een button Korting toepassen? Dan kun je –afhankelijk van de inrichting- een kortingscoupon selecteren en/of adviseur korting geven. Kies de gewenste korting en klik op Korting toepassen
    3. De korting wordt direct getoond en meegenomen in de totale berekening

  3. Klik op Opslaan & verder

STAP 3: CONTROLE & OVERZICHT

De OTD is bijna klaar.

  1. Heb je nog een ‘opmerking van de adviseur’ voor op de OTD? Maak dan gebruik van het veld ‘Opmerkingen op OTD PDF’.
  2. Wil je de OTD afgedrukt aan de klant ter ondertekening aanbieden óf digitaal op het klantportaal? Maak hier de keuze. Indien je kiest voor de ondertekening op het klantportaal, dan kun je nog een extra opmerking bij het actiepunt plaatsen.
  3. Klik op Opslaan & verder

STAP 4: OTD AANGEMAAKT

De OTD is aangemaakt.

  1. Je kunt hem downloaden als PDF-document om hem te controleren.
  2. a) Is er iets onjuist? Ga dan terug naar de vorige stap, of ga naar het overzicht van OTD’s en pas het op een later moment aan vanuit het dossier OTD & facturatie.

  3. Indien correct kun je de OTD finaliseren. De OTD is nu niet meer te bewerken en wordt –indien er gekozen is voor digitale ondertekening - aangeboden ter ondertekening op het klantportaal.

OTD ONDERTEKENEN

De OTD kan op papier of op het klantportaal ondertekend worden. Zodra er is ondertekend zal onder de kolom ‘Ondertekend?’ de datum van ondertekening komen en met onder de ‘i’ de naam van de klant c.q. de medewerker.

Op het klantportaal[5]

Wanneer er gekozen is voor digitale ondertekening zal de klant in het klantportaal de OTD ondertekenen. Afhankelijk van de inrichting wordt er ter attentie een e-mail naar de klant gestuurd.

Op het klantportaal gaat de klant akkoord met:

  1. De OTD zoals jij deze ook ziet wanneer je deze downloadt vanuit het dossier
  2. De Algemene voorwaarden zoals deze door de admin zijn ingericht

En geef -indien van toepassing- een SEPA incassomachtiging (standaard Europese incasso) af.

Op het moment dat de OTD ondertekend wordt, wordt dit gesignaleerd in de werkvoorraad. Zie paragraaf Facturatie én Servicecontracten voor de vervolgstappen.

Op papier

Is er gekozen voor een papieren ondertekening? Download de OTD en bied deze ter ondertekening aan de klant aan. Wanneer de OTD ondertekend is kun je zelf op Nu ondertekenen klikken in het dossier. Hierna krijg je direct de mogelijkheid om de ondertekende versie te uploaden en ter download aan te bieden op het klantportaal[6].

image

OTD VERWIJDEREN

Tot het moment dat de OTD ondertekend is kun je deze verwijderen in het OTD overzicht op het dossier. Is de OTD ondertekend dan kan de admin deze nog verwijderen door in het Overzicht bij betreffende OTD te kiezen voor het vergrootglas en vervolgens voor OTD verwijderen. Let op: een eventuele reeds aangemaakte factuur wordt niet verwijderd, dit is een apart handeling, zie de paragraaf Facturatie.

OTD ANNULEREN

Bij het ondertekenen van de OTD zijn automatisch –op voorbereiding van de factuur- factuurregels aangemaakt. Zijn er nog geen aanpassingen op deze regels gedaan (zie ook de volgende paragraaf) en wordt er na ondertekening toch van de OTD afgezien dan kun je de OTD annuleren:

  1. Ga in het dossier naar OTD & Facturatie
  2. Bij OTD’s zie je in de tabel in de kolom Geannuleerd? De button Annuleren[7].
  3. Klik op Annuleren | Bevestig in de pop-up
    • De datum van annuleren én de naam van degene die dit heeft gedaan worden getoond in de kolom
    • De bijbehorende factuurregels zijn verwijderd
    • Indien dit door de admin is ingericht is een nieuwe factuurregel aangemaakt in verband met de annuleringskosten.

NB: Is er vanuit de OTD ook sprake van een Servicecontract? Deze is niet automatisch verwijderd. Onder Servicecontracten kan deze met het prullenbakje verwijderd worden.

Factuur opstellen

In de OTD zijn een aantal kostenposten en mogelijk aanvullende diensten opgenomen die leiden tot factuurregels. Van deze factuurregels kun je een factuur maken die je vervolgens kunt delen met de klant of notaris.

In deze paragraaf vind je een toelichting op:

  1. (Deel)factuur maken door (een deel van) de regels te selecteren en te factureren.
  2. Extra factuurregels aanmaken, bijvoorbeeld omdat je de klant een ‘snelle aanleverkorting wilt geven’
  3. Factuurregels aanpassen, bijvoorbeeld omdat je 15 uur had gecalculeerd voor het advies, maar het minder tijd heeft gekost.
  4. Creditfactuur maken, om de volledige factuur te crediteren
  5. Factuur verwijderen, wanneer deze ten onrechte is aangemaakt.

Nadat de OTD ondertekend is kan het overzicht van OTD & Facturatie er als volgt uitzien:

image

Eerst wordt de OTD getoond, in de wachtrij daaronder zie je de factuurregels, facturen in dit dossier zie je daaronder in Facturen.

(DEEL)FACTUUR

Vanuit de OTD zijn de factuurregels aangemaakt. Selecteer een of meerdere factuurregels | klik op Factureren. De geselecteerde regels verdwijnen uit de wachtrij en worden samengevoegd tot een factuur.

image

Het is dus ook mogelijk om niet alle regels in één keer te factureren: handig wanneer je het bedrag in twee keer wilt factureren of wanneer een deel naar de klant en een deel naar de notaris gefactureerd moet worden.

EXTRA FACTUURREGELS

Vanuit de OTD zijn de factuurregels aangemaakt. Je kunt hier extra regels aan toevoegen door te kiezen voor Nieuwe factuurregel (zie het screenshot hierboven). Vul de gevraagde gegevens in en klik op opslaan. De regel komt in het overzicht van de Facturatie wachtrij.

Een reden om een nieuwe factuurregel aan te maken kan bijvoorbeeld zijn;

Je hebt de klant een korting beloofd wanneer hij al zijn stukken via het klantportaal zou aanleveren

FACTUURREGELS AANPASSEN

Wil je een regel aanpassen voordat deze gefactureerd wordt? Klik dan op het potlood rechts van betreffende regel. Voer de aanpassing door en klik op opslaan.

Handig voor posten op uurtarief: obv nacalculatie kun je het oorspronkelijke bedrag naar beneden brengen.

CREDITFACTUUR

Rechts van de factuur vind je onder het vergrootglas de Factuurdetails. Wanneer je hier op klikt vind je bovenaan de mogelijkheid om de Factuur te crediteren. Klik op Factuur crediteren | bevestig in de pop-up.

Wanneer je terug naar het factuuroverzicht gaat zie je hier de creditfactuur

image

FACTUUR VERWIJDEREN

Wil je de factuur verwijderd hebben? De admin kan dit vanuit de detailpagina van de factuur. Overweeg of een creditfactuur ook een optie is, dit kun je zelf én hiermee houd je de administratie overzichtelijk.

Factuur bekijken en delen

In het dossier kun je onder OTD & facturatie de facturen op dit dossier terug zien. Onder Overzichten | Facturen zijn alle facturen terug te vinden.

Klik achter de factuur op Factuurdetails voor meer details:

image

Klik achter Acties op een button naar keuze om de Factuur te bekijken (bekijk webversie) te downloaden (download PDF versie) of op je klembord te plaatsen (plaats factuur op het klembord).

FACTUUR DELEN

De factuur kun je op diverse manieren delen:

Op het klantportaal - klant

Met het factureren wordt de factuur ter download aangeboden op het klantportaal. De klant kan onder het tabblad Facturen de factuur downloaden.

Per e-mail - notaris

Wil je de factuur ook delen met bijvoorbeeld de notaris?

  1. Kies op de detailpagina van de factuur voor plaats factuur op het klembord.
  2. Ga naar E-mail opstellen (onder de hypotheek wanneer je de notaris hebt gekoppeld)
  3. Kies eventueel een sjabloon (notaris instructie bijvoorbeeld)
  4. Selecteer de factuur als bijlage
  5. Verzend de mail
image

Export- boekhoudprogramma

Een export van de facturen is beschikbaar om te delen met de factuuradministratie. Onder Overzicht | Facturen heb je de mogelijkheid om twee exports te maken. Filter indien gewenst eerst op bijvoorbeeld aanmaakdatum of factuurnummer en klik op Exporteer of Exporteer debiteuren.

  • De 1e export geeft informatie uitgesplitst per kostenpost: dagboekcode, factuurdatum, grootboek-code, debet, credit, omschrijving, relatienummer, factuurnummer
  • De export debiteuren geeft informatie over de debiteuren: relatienummer, klantnaam, adres, postcode, plaats en telefoonnummer

Handmatige omzet boeken

Je kunt onder OTD & Facturatie ook handmatige omzet boeken. Dit doe je met de knop Nieuwe handmatige omzet boeken. Zo breng je ook omzet op een dossier in kaart die niet aan je klant gefactureerd wordt

image

Hier vul je alle bijbehorende details in:

image

Ook de omzet die je in dit onderdeel boekt vind je terug in je rapportages en de statistieken onder Managementinformatie.

Servicecontracten

In de OTD heb je (afhankelijk van de inrichting van de admin) de mogelijkheid om servicecontracten mee te nemen. De admin kan instellen dat deze kostenpost uitgaat van maandelijkse incasso.

Op deze manier kun je met de klant een maandelijks x-bedrag overeenkomen voor extra service.

  1. Bij het maken van de OTD wordt het servicecontract als kostenpost meegenomen
  2. image
  3. De klant gaat op het klantportaal akkoord met de OTD én de incasso (zie eventueel hoofdstuk klantportaal)
  4. Zodra de OTD ondertekend is komt in het dossier links een 1 achter Servicecontracten
  5. image
  6. Klik op Servicecontracten Hier zie je welke contracten er beschikbaar zijn en of het contract actief is:
  7. image

INCASSO STARTEN

Klik op Servicecontracten

  1. Op het moment dat de incasso start kies je voor betreffend contract op start incasso
    • De incasso start nu per de eerstvolgende incassodag, maandelijks wordt er een factuur in het dossier aangemaakt
  2. Download het SEPAbestand voor de bank. Deel dit SEPAbestand met de collega’s die dit kunnen registreren bij de bank. Je kunt pas een SEPAbestand aanmaken zodra de factuur is gecreëerd. Dit gebeurt op de incassodag welke staat ingesteld onder Instellingen I Facturatie I Incassodagnummers.

INCASSO STOPPEN

Klik op Servicecontracten

  1. Op het moment dat de incasso stopt kies je voor betreffend contract op stop incasso
  2. Let er op dat de incasso ook gestopt wordt bij de bank

SERVICECONTRACT VERWIJDEREN

Is de OTD geannuleerd? Dan wordt het servicecontract niet automatisch verwijderd. Klik achter betreffend servicecontract op de prullenbak om deze te verwijderen.

[1] In bijlage 2 staat een voorbeeld OTD met daarin welke informatie waar vandaan komt

[2] Wanneer er binnen het dossier een hypotheek beschikbaar is kun je deze hier kiezen, is de hypotheek er nog niet dan kun je het altijd later nog doen.

[3] Afhankelijk van de inrichting komt er op de Factuur te staan of de betaling via de notaris of de klant loopt.

[4] De admin kan instellen of dit een optie is en wat de te kiezen termijn zijn.

[5] Zie hoofdstuk 17: Het klantportaal

[6] De gescande OTD kun je ook later toevoegen of wijzigen: klik op het vergrootglas achter de OTD en kies bij Acties voor ‘getekende versie beheren’

[7] Is het niet mogelijk om te annuleren? Dan is de OTD nog niet ondertekend óf er zijn aanpassingen gedaan in de bijbehorende factuurregels.

Door naar het volgende hoofdstuk?

Procesbeschrijving: van aanvraag tot akkoord
Procesbeschrijving: van aanvraag tot akkoord