OTD inrichten

Instellingen → OTD

Voordat een OTD kan worden aangemaakt in een dossier is het van belang dat de mogelijke diensten en instellingen worden ingevoerd. Dit kan een admin inrichten. Ga hiervoor naar Instellingen en klik vervolgens op OTD.

Algemene instellingen

Op deze plek is het mogelijk om de instellingen aan te passen die bij elke OTD standaard zijn ingesteld.

Algemene instellingen

  • BTW-percentage (%)
  • Indien er bij een kostenpost sprake is van BTW dan wordt dit percentage gehanteerd.

  • Max. aantal betaaltermijnen
  • Is er bij het aanmaken van een OTD gekozen voor Betalen door klant? En is bij de algemene instellingen aangegeven dat het mogelijk is om te betalen in termijnen, dan is het mogelijk om op deze plek het maximaal aantal termijnen in te stellen.

  • Adviseurs korting code
  • Dit is de grootboekcode die in de facturatie-export meegegeven wordt bij het geven van Adviseurskorting op een kostenpost. Is er geen code ingegeven? Dan valt de export voor een korting terug op de code van de kostenpost waar de korting op gegeven is.

  • Type ondertekening
  • De keuze die hier gemaakt wordt is de standaard die wordt gebruikt bij het aanmaken van de OTD. Bij het aanmaken van de OTD is het mogelijk om dit nog te wijzigen.

  • Opmerkingen bij actiepunt
  • Voeg standaard een opmerking toe bij het actiepunt voor de klant op het klantportaal. Bij het aanmaken van de OTD kan dit aangepast/verwijderd worden

  • Standaard type betaling
  • De keuze die hier gemaakt wordt is de standaard die wordt gebruikt bij het aanmaken van de OTD. Bij het aanmaken van de OTD is het mogelijk om dit nog te wijzigen.

  • Betalen in termijnen mogelijk
  • Als dit is aangevinkt dan is de optie ‘betalen in termijnen’ zichtbaar bij het aanmaken van de OTD”

Standaard teksten

De teksten die hier zijn ingesteld komen terug op de factuur. Deze teksten zijn per type betaling in te richten. Indien ingericht wordt deze –afhankelijk van het type betaling- op de factuur onder de kostenspecificatie getoond.

Bijlages

Per hoofddienst kun je hier Bijlages toevoegen of verwijderen. De bijlages die je hier opvoert gelden voor de onderliggende subdiensten. In het voorbeeld hieronder voegen we een bijlage toe voor de hoofddienst ‘Hypotheek advies’.

  1. Klik aan de linkerkant op Bijlages.
  2. Klik bij de betreffende hoofddienst op +Nieuwe bijlage.
  3. Geef de bijlage een naam.
  4. Upload het bestand door te klikken op Bestand kiezen.
  5. Selecteer desgewenst ‘Ja, deze bijlage standaard aanvinken’. Indien deze geselecteerd is zal de bijlage standaard toegevoegd worden bij het aanmaken van een OTD voor onderliggende subdiensten, de adviseur kan echter wel kiezen om deze – bij het aanmaken van de OTD - te deselecteren.
  6. Kies voor opslaan.
image

Dienstenbeheer

Hier beheer je de diensten. Je kunt nieuwe hoofd- en subdiensten aanmaken of wijzigen met daaronder aanvullende diensten (per hoofddienst) en standaard kostenposten (per subdienst). Bijvoorbeeld

Daarnaast kun je per hoofddienst aangeven of er sprake is van annuleringskosten.

Hoofddienst

  1. Kies voor +Nieuwe hoofddienst, geef deze nieuwe dienst een naam en stel de taal in, kies vervolgens voor opslaan.
  2. image
  3. De hoofddienst is aangemaakt, vervolgens kunnen er subdiensten en/of aanvullende diensten aangemaakt worden, zie hieronder.
image

Aanvullende dienst

1. Kies voor +Nieuwe aanvullende dienst. Vul de gegevens in en kies daarna voor opslaan.

- Code/ Grootboek (bekijk hier hoe je de grootboeknummers kan instellen) - Naam - Omschrijving - Type betaling

- Vast bedrag - Op basis van nacalculatie (indien hiervoor gekozen wordt zal er bij het aanmaken van de OTD aangegeven moeten worden om hoeveel uur het gaat, vervolgens wordt op basis van het uurtarief een totaal bedrag berekend) - Per automatische incasso (dit is op dit moment altijd een maandelijkse incasso, dus in te zetten voor bijvoorbeeld beheer. Als hier bij een kostenpost voor wordt gekozen dan komt deze factuurregel niet bij de factuurregels, maar bij de servicecontracten op het dossier wat na het starten van de incasso automatisch voor facturen zorgt)

- Bedrag - BTW?

  1. Wanneer je de aanvullende dienst wijzigt (klik op het potloodje achter de betreffende aanvullende dienst) is er nog een optie aanwezig, namelijk ‘Prijs per periode’. Je kunt hier prijzen instellen die variëren per periode. Bijvoorbeeld een zomeractie waar de prijs voor een bepaalde dienst een maand lang €995 is i.p.v. €1495. Selecteer Ja, ik wil prijzen instellen per periode.
  2. Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen, vul vervolgens de volgende gegevens in en kies daarna voor opslaan: - startdatum - einddatum - bedrag in €

    Achter ‘Huidig bedrag ziet u het bedrag dat op het moment dat u kijkt geldt.

    image

Subdienst

1. Kies voor +nieuwe subdienst, geef deze dienst een naam, en kies voor opslaan en verder.

2. Vul de omschrijving in. En kies voor opslaan. Is deze subdienst onderdeel van de OTD, dan wordt deze omschrijving opgenomen in de OTD.

Wanneer je onder de hoofddienst een aantal subdiensten en aanvullende diensten hebt aangemaakt kan dit er als volgt uitzien:

image

Kostenpost

Onder een subdienst kun je vervolgens één of meerdere kostenposten beschikbaar stellen. Kies voor +nieuwe kostenpost. Vul onderstaande gegevens in en kies daarna voor opslaan.

- Code/ Grootboek (bekijk hier hoe je de grootboeknummers kan instellen) - Naam - Type betaling

- Vast bedrag - Op basis van nacalculatie (indien hiervoor gekozen wordt zal er bij het aanmaken van de OTD aangegeven moeten worden om hoeveel uur het gaat, vervolgens wordt op basis van het uurtarief een totaal bedrag berekend) - Per automatische incasso (dit is op dit moment altijd een maandelijkse incasso, dus in te zetten voor bijvoorbeeld beheer. Als hier bij een kostenpost voor wordt gekozen dan komt deze factuurregel niet bij de factuurregels, maar bij de servicecontracten op het dossier wat na het starten van de incasso automatisch voor facturen zorgt)

- Bedrag - BTW? - Korting? (Wanneer deze geselecteerd wordt kan de adviseur zelf bepalen bij het aanmaken van de OTD of er korting wordt gegeven en voor welk bedrag)

Een voorbeeld hoe de indeling van de verschillende diensten en kostenposten kan zijn:

image

Kortingscoupons

Hier kun je kortingscoupons aanmaken en vervolgens selecteren voor welke subdiensten en in welke periode deze coupon geldt. Dit kan dus voor subdiensten over de hoofddiensten heen.

Kortingscoupon aanmaken

  1. Klik op +nieuwe kortingscoupon.
  2. Vul de gevraagde gegevens in:
  3. - Code - Naam - Geldig vanaf (de datum vanaf wanneer de adviseur deze coupon kan gebruiken) - Geldig t/m (de laatste dag dat de korting geldig is. Wordt dit veld leeg gelaten dan blijft de korting lopen) - Bedrag - Kostenposten: selecteer hier de subdienst(en) waarvoor deze coupon kan gelden.

  4. Klik op opslaan.

Kortingscoupon wijzigen

  1. Klik op het ‘potloodje’ achter de betreffende coupon om deze te wijzigen.
  2. Voer de wijzigingen door.
  3. Klik op opslaan.

Kortingscoupon verwijderen

  1. Klik op het ‘kruisje’ achter de betreffende coupon om deze te verwijderen
  2. Je krijgt een pop-up ‘Weet u het zeker?’.
  3. Klik op OK om de kortingscoupon definitief te verwijderen.

Tekstblokken

Als de diensten zijn ingesteld, kun je per hoofddienst tekstblokken aanmaken. De tekstblokken die je hier aanmaakt op hoofddienst worden opgenomen in de OTD’s van onderliggende subdiensten. In het voorbeeld hieronder maken we tekstblokken aan voor de hoofddienst ‘Hypotheek advies’.

image

Openings- of sluitingstekst aanmaken

  1. Klik op +nieuwe openingstekst of nieuwe +nieuwe sluitingstekst.
  2. Geef het tekstblok een titel en vul de inhoud.
  3. Klik op opslaan.

Openings- of sluitingstekst wijzigen

  1. Klik op het ‘potloodje’ achter de titel van betreffende tekst om deze te wijzigen.
  2. Voer de wijzigingen door.
  3. Klik op opslaan.

Openings- of sluitingstekst verwijderen

  1. Klik op het ‘kruisje’ achter de titel van betreffende tekst om deze te verwijderen.
  2. Je krijgt een pop-up ‘Weet u het zeker?’.
  3. Klik op OK om de tekst definitief te verwijderen.

Volgorde wijzigen

  1. De volgorde van de openings- en sluitingsteksten in dit overzicht is de volgorde waarin de tekstblokken in de OTD getoond worden. Wil je de volgorde wijzigen, klik dan op de pijltjes naar onder c.q. boven tot de volgorde is zoals je wenst.

Voorwaarden & opt-in

Alles wat hier wordt ingesteld is te zien op het klantportaal tijdens het ondertekenen van de OTD. Op de factuur en OTD is dit niet terug te vinden. Onder de blauwe balk met “Algemene voorwaarden” zijn de titel en de tekst aan te passen welke worden gebruikt voor de OTD. Onder de blauwe balk met “Opt-in tekst t.b.v. SEPA machtiging” zijn de titel en de tekst welke worden gebruikt indien er is gekozen bij een subdienst en/of aanvullende dienst voor de type betaling ‘per automatische incasso’. Deze voorwaarden worden weergeven op het klantportaal tijdens het accorderen van de SEPA machtiging Je kan de placeholder {company_name} gebruiken om de relevante statutaire naam op te nemen in de tekst. Vergeet bij beide onderdelen niet om het geheel op te slaan met de oranje knop.