Documenten opvragen

Documenten opvragen

Een nieuw stuk opvragen

Het document dat je uitvraagt dient al wel beschikbaar te zijn in de dossiercontrole. Is dit niet het geval dan dien je daar een nieuw stuk aan te maken, waarbij je kunt selecteren om direct een actiepunt voor de klant te maken.

Het stuk is nog niet aanwezig in de dossiercontrole

  1. Klik onder de afspraak op dossiercontrole.
  2. Klik in de dossiercontrole op stuk toevoegen en vervolgens op nieuw stuk toevoegen. Vul in het volgende scherm de gevraagde gegevens in:
image

- Soort document: scroll door de lijst, of begin met typen om de resultaten te filteren. - Omschrijving: geef een omschrijving mee, deze wordt aan de klant/ TP getoond. - Status: deze staat standaard op aan te leveren. - Gekoppeld persoon: kies hier de juiste aanvrager, of selecteer `-` als het gaat om een niet-persoonsgebonden stuk. - Kies bij opties voor “relatie mag voor dit stuk zelf documenten uploaden in het klantportaal”.

  1. Opslaan

Het stuk is al wel aanwezig in de dossiercontrole

  1. Klik op actiepunten voor klant en klik vervolgens op nieuw actiepunt voor de klant.
  2. Kies bij type actie voor stuk uploaden.
  3. Kies het betreffende stuk en kies vervolgens voor opslaan.

Meerdere stukken toevoegen

Je kunt meerdere stukken tegelijkertijd openzetten als actiepunten voor de klant, mits ze aan de volgende eisen voldoen:

  • De Accelerate status is ‘aan te leveren’ of ‘afgekeurd en opnieuw aan te leveren’.
  • De optie ‘Consument mag voor dit stuk zelf documenten uploaden in het klantportaal’ is geselecteerd.

Vanuit de dossiercontrole

  1. Indien er stukken aanwezig zijn die aan de eisen voldoen zie je bovenin de dossiercontrole de optie actiepunten aanmaken.
  2. Wanneer je hier op klikt krijg je een overzicht van de stukken waar een actiepunt voor aangemaakt kan worden, deselecteer eventueel stukken en klik op opslaan.
image

Vanuit actiepunten voor klant

  1. Indien er stukken aanwezig zijn die aan de eisen voldoen zie je naast de optie nieuw actiepunt voor klant ook de optie aanvullen o.b.v. dossiercontrole.
  2. Wanneer je hier op klikt krijg je een overzicht van de stukken waar een actiepunt voor aangemaakt kan worden, deselecteer eventueel stukken en klik op opslaan.

Meerdere stukken opvragen met een scenario

Wil je meerdere stukken in één keer toevoegen én is het een combinatie die vaker voor komt? Bijvoorbeeld in het geval van een ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid. Dan is het handig als de admin eenmalig voor deze situatie een scenario inricht. Bekijk hier hoe je een scenario inricht.

Als het scenario is ingericht kun je met de volgende stappen in een keer meerdere stukken tegelijkertijd toevoegen:

  1. Kies in de linker navigatie onder de betreffende hypotheekaanvraag voor scenario starten
    2. image
  2. Selecteer één of meerdere scenario’s naar keuze en kies voor scenario starten. Staat jouw scenario naar keuze er niet bij, neem dan contact op met de admin.
  3. De stukken worden aangemaakt in de dossiercontrole en afhankelijk van de inrichting direct als actiepunt opengezet op het klantportaal.

Dit zie je ook terug in het dossier:

  • In de dossiercontrole zijn de stukken aangemaakt
  • bij Actiepunten voor klant zie je welke acties er zijn opengezet.
    • image

HDN documenten opvragen

Het is mogelijk om documenten die de geldverstrekker per HDN opvraagt direct uit te vragen via het klantportaal. Deze actie dient te worden geconfigureerd in Accelerate door het supportteam. Indien gewenst kan er ook automatisch een email worden gestuurd naar de consument. Om dit in te regelen kan er een e-mail worden gestuurd naar support@accelerate.nl. Bepaalde documenten wil je mogelijk niet uitvragen via het klantportaal welke de geldverstrekker wel wilt ontvangen. Een voorbeeld hiervan is de financieringsopzet. Dit is mogelijk om in te stellen. Ga hiervoor naar instellingen, HDN, klik vervolgens op documenten. Zoek het betreffende document op, klik op het potloodje en vink de optie ‘Standaard actiepunt’ uit.

Documenten opvragen bij de klant

Na het koppelen van de reeds beschikbare documenten houd je een lijst over met documenten die nog opgevraagd moeten worden bij de klant. In de dossiercontrole zijn dat de documenten met de status Accelerate ‘Aan te leveren’. Afhankelijk van de licentie instellingen geldt een van de volgende scenario’s.

Bij het binnenkomen van de stukkenlijst zijn automatisch actiepunten voor de klant aangemaakt

In dat geval zie je in onder Actiepunten voor klant (onder de dossiercontrole van de hypotheek waar we de stukken aan het verzamelen zijn) een lijst met actiepunten. De documenten die zojuist zijn gekopieerd of geüpload in de dossiercontrole zijn ‘afgevinkt’ (het groene vinkje in het screenshot hieronder), de overige actiepunten staan nog open.

image

Controleer de openstaande actiepunten onder actiepunten voor klant. Staat er een stuk bij die je (nu) niet op wilt vragen? Verwijder deze regel door rechts op het kruisje te klikken.

Bij het binnenkomen van de stukkenlijst zijn geen actiepunten voor de klant aangemaakt

In dit geval vind je onder Actiepunten voor klant geen actiepunten terug. Wel zie je onder Actiepunten voor de klant en in de dossiercontrole de knop ‘actiepunten aanmaken’

image

Klik op de knop actiepunten aanmaken

Je krijgt nu een overzicht met alle stukken in de dossiercontrole met de status ‘Aan te leveren’. Zorg dat de stukken die je wilt opvragen zijn geselecteerd, voeg eventueel een opmerking toe en klik op opslaan.

Hoe weet ik dat er een nieuw stuk is binnengekomen?

Op verschillende momenten kan een werkvoorraadsignalering naar boven komen. Dit is afhankelijk van de triggerconfiguratie in jouw licentie. Onderstaand de mogelijkheden:

  1. Voor een individueel stuk is ingesteld dat wanneer deze binnenkomt (via het klantportaal/ eigen upload) er een werkvoorraadsignalering wordt gegenereerd.
  2. Van een door de admin gedefinieerde documentengroep zijn alle stukken binnen.
  3. Alle HDN stukken in de dossiercontrole zijn binnen
  4. Alle handmatige stukken in de dossiercontrole zijn binnen
  5. De klant heeft één of meerdere stukken aangeleverd

Communicatie naar klant

Heb je documenten toegevoegd aan de dossiercontrole? Vergeet dan niet je klant een bericht te sturen. Je kunt vanuit het dossier een email opstellen, gebruik een sjabloon om het jezelf zo eenvoudig mogelijk te maken. Wil je weten hoe je dit inricht? Kijk op emailsjablonen beheren voor meer informatie.

Wil je automatisch een e-mail toesturen zodra de geldverstrekker documenten opvraagt? Dit is mogelijk om in te regelen. Creëer eerst een email sjabloon in de scope ‘Hypotheek’ en stuur vervolgens een e-mail naar support@accelerate.nl om dit in te laten regelen.