IMPORTEREN (admin)
Aan de hand van Excel-bestanden kunnen personen geïmporteerd worden. Het importeren van bedrijfsgroepen is (nog) niet mogelijk.
Importeren van CRM personen gaat als volgt:
Klik op CRM | Personen | importeren of ga naar Instellingen | CRM | importeren
Stap 1 Bestand uploaden
Hier kun je een voorbeeld bestand downloaden die laat zien hoe een import Excel er uit kan zien.
- Kies het import bestand welke je wilt importeren bij Bestand kiezen
- Geef aan wanneer het bestand kolomnamen bevat
- Klik op Opslaan & verder
Tip: importeer eerst eens twee personen om te zien hoe het gaat.
Stap 2 Velden kiezen
De eerste rijen van jouw bestand worden in deze stap getoond. Je kunt nu aangeven welke kolominformatie in welk Accelerateveld moet komen te staan. Bij stap 3 worden alle rijen getoond en kun je eventueel nog rijen deselecteren.
Gebruik importprofiel
Heb je al eens geïmporteerd en het ´profiel´ opgeslagen? Dan kun je deze kiezen bij ‘Gebruik importprofiel’. In dit geval hoef je de kolommen niet opnieuw te matchen. Is er geen (gewenst) importprofiel beschikbaar, laat dit veld dan leeg.
Verplichte velden
Om een import te kunnen maken zijn de voornaam en de achternaam verplicht. Deze velden dien je te matchen met een kolom uit je Excel, zie punt 1 hieronder.
Kolomnamen
Indien je bij stap 1 hebt aangegeven dat het bestand kolomnamen heeft, dan zie je deze bovenaan elke kolom. Heeft jouw bestand geen kolomnamen, dan zijn de kolommen voorzien van een letter.
- Onder de kolomnaam zie je een keuzemenu. Kies hier welk Accelerateveld overeenkomt met de informatie in de kolom. Staan bijvoorbeeld de voornamen in de kolom? Dan selecteer je ‘Voornaam’. Je kunt binnen het keuzemenu scrollen of bovenaan typen wat je zoekt. Maak voor elke kolom die je wilt importeren een match met een Accelerateveld. De kolommen die je niet matcht worden niet geïmporteerd.
- Klik op Opslaan & verder
Stap 3 Controleren
Hier worden alle regels en kolommen van het gekozen bestand die geïmporteerd worden weergegeven. Het is mogelijk om regels te deselecteren, zodat deze gegevens niet geïmporteerd worden in Accelerate.
Importeer je voor het eerst?
Dan is ons advies om alle regels te deselecteren | twee regels te selecteren en eerst deze te importeren. Dit zodat je kunt controleren of de informatie terecht komt zoals je dit voor ogen had.
Sla bij stap 4 jouw importprofiel op zodat je -wanneer je tevreden bent met de import van deze testregels- het gehele bestand alsnog kunt importeren zonder bij stap 2 de velden weer te matchen.
- Controleer of je de juiste matches hebt gemaakt met de kolomnamen en de Acceleratevelden. Deselecteer eventueel rijen die je niet wilt importeren.
- Wanneer je tevreden bent klik je op Opslaan & verder zodat de geselecteerde regels worden geïmporteerd.
Stap 4 Resultaat
De data is geïmporteerd en te vinden in het CRM.
- Indien je de bij stap 2 gemaakte keuzes voor de match kolomnaam en veldnaam vaker wilt gebruiken kun je deze opslaan als importprofiel: Selecteer Opslaan als importprofiel | En geef het profiel een naam
- Kies Nieuwe import wanneer je direct nog een import wilt doen Kies Bekijk geïmporteerde items wanneer je naar het CRM wilt en de zojuist geïmporteerde items wilt zien.
