Intro
Op verschillende momenten en manieren kun je actiepunten opmaken en stukken opvragen bij de klant. Dit kan bijvoorbeeld zijn voor of na een afspraak, voor een hypotheek- of levensverzekeringsaanvraag, automatisch bij het aanmaken van een product, door het starten van een scenario, het ontvangen van een stukkenlijst of handmatig.
Uitbreiden middels scenario’s
Vanuit een product of afspraak in het dossier kan een scenario gestart worden. Wanneer een bepaalde situatie met daaruit voortvloeiend een aantal acties vaker voorkomt kan dit efficiënt zijn.
Een scenario is een vooraf gedefinieerd ‘actieplan’. Er wordt eenmalig een scenario aangemaakt dat je vervolgens altijd kunt oproepen. De admin heeft de mogelijkheid om Scenario’s te verwijderen, te wijzigen of aan te maken, zie Dossier en status (admin) in
Een voorbeeld van een scenario kan zijn het standaard uitvragen van een aantal stukken voorafgaande aan een afspraak. Wanneer er al bekend is dat de klant bijvoorbeeld gescheiden of zelfstandig ondernemer is.
Je kunt dus via een scenario meerdere stukken opvragen (actiepunten klaar zetten):
- Klik onder het desbetreffende product of afspraak op Scenario starten.
- Selecteer de gewenste scenario’s[1]
- Pas indien gewenst de uitvoerdatum aan. Deze staat automatisch op de dag van vandaag. Als je een scenario voor de toekomst klaar wilt zetten, kun je een datum in de toekomst selecteren.
- Als het scenario op een later moment uitgevoerd dient te worden én op een bepaald tijdstip, selecteer dan ‘Ja, er is een specifieke uitvoertijd’. Voer het gewenste tijdstip in.
- Klik op Scenario starten.
- Betreffende stukken worden nu aangemaakt in de Dossiercontrole en bijbehorende actiepunten klaargezet onder Actiepunten voor klant en op het Klantportaal.
Actiepunt verwijderen
Het kan zijn dat je een actiepunt voor de klant wilt verwijderen, bijvoorbeeld ‘Finale kwijting’[2] omdat deze niet van toepassing of al in je bezit is. Of het identiteitsbewijs omdat je deze al hebt. Dat kan op diverse manieren:
Manier 1: waarbij de actie zichtbaar blijft op het klantportaal; maar als ‘voltooid’
Upload het stuk in de bijbehorende dossiercontrole
- Ga naar de dossiercontrole en kies in betreffende rij voor ‘upload’ of het kopieer icoon en selecteer het juiste stuk.
Manier 2: de actie is niet langer zichtbaar op het klantportaal
Wanneer het stuk helemaal weg kan, ook uit de dossiercontrole kun je –indien er nog geen stuk is geüpload- het stuk verwijderen uit de dossiercontrole door rechts van het stuk op het kruisje te klikken. Wil je wel het stuk bewaren en alleen het actiepunt verwijderen, volg dan de volgende stappen:
- Klik onder het desbetreffende product op Actiepunten voor klant.
- Klik op het kruisje rechts van betreffend actiepunt wat je wilt verwijderen.
Het actiepunt is verwijderd uit de actiepunten voor de klant en dus ook uit het klantportaal, maar nog wel als stuk zichtbaar in de dossiercontrole.
[1] Alleen de scenario’s die binnen deze scope vallen worden getoond. Dus bij Hypotheek worden alleen het scenario’s met de scope Hypotheek getoond.
[2] Tip: de admin kan instellen dat bepaalde opgevraagde documenten nooit standaard een actiepunt aanmaken.
