- automatisch documenten opvragen bij het inplannen van een afspraak
- op basis van persoon- en dossierkenmerken
Bij het inplannen van een afspraak kun je automatisch één of meerdere scenario’s starten. De scenario’s worden geselecteerd op basis van dossier- of persoonskenmerken die jij hebt opgevoerd. Op deze manier kun je heel specifiek inrichten welke documenten je in welke situatie wilt ontvangen.
Om deze functionaliteit te gebruiken moeten er een aantal zaken worden ingericht:
- Dossier- en persoonseigenschappen
- Scenario’s
- Afspraaktriggers
Deze drie stappen worden hieronder toegelicht. In de laatste alinea vind je een voorbeeld van hoe dit in de praktijk kan werken.
Dossier- en persoonseigenschappen
Onder Instellingen | API-entiteiten vind je de dossier- en persoonseigenschappen waarop de scenario’s kunnen worden gestart. Voeg per onderdeel de gewenste items toe, bijvoorbeeld onder inkomenstypes: ZZP’er / Loondienst / Gepensioneerd/ .. En onder Fase: Starter / Doorstromer / ..
Scenario’s inrichten
Ga naar Instellingen | Dossier en status | Scenario’s.
- Maak de scenario’s aan die je automatisch wilt starten.
- Gebruik de scope afspraak
- Selecteer het vakje “Ja, ik wil de uitvoer van dit scenario laten bepalen mbv een filter”
- Welk filter: Hier geef je het soort filter aan (fase, inkomenstype, etc)
- Vervolgens kun je dit specificeren naar het type filter (starter, doorstromer, oversluiter, loondienst, zzp, etc.)
Je scenario lijst zou er zo uit kunnen zien:
Afspraaktrigger inrichten
Nu moet ingericht worden dat bij het inplannen van een bepaald afspraaktype gekeken wordt of er voor dit dossier c.q. voor deze aanvrager(s) automatisch een scenario gestart kan worden.
Ga naar Beheer | Triggers beheren. Bepaal per trigger of je wil dat er gekeken wordt of er automatisch scenario’s gestart worden. Bijvoorbeeld bij een eerste afspraak van het type ‘Oriënterend gesprek’.
- Klik op de trigger om deze te bewerken.
- Verwijder eventuele acties die niet meer nodig zijn omdat deze vanuit het scenario opgevraagd worden met het kruisje rechts
- Voeg een nieuwe actie toe en kies voor ‘Automatisch bepalen welke gefilterde scenario’s relevant zijn en deze uitvoeren’.
- Opslaan
In de praktijk
Bij het aanmaken van het dossier geef je dossier- en persoonseigenschappen mee. Deze kun je in het dossier aanpassen en terugvinden op twee plekken
- Dossiereigenschappen onder Instellingen (bijvoorbeeld Fase: Starter)
- Persoonseigenschappen door op de naam van de persoon te klikken (bijvoorbeeld Inkomenstype ZZP’er)
Plan een nieuwe afspraak in: bijvoorbeeld een afspraak met het type ‘oriënterend gesprek’.
- De afspraak is ingepland en in de linker navigatie toegevoegd
- Automatisch wordt gekeken of er scenario’s relevant zijn, zo ja dan worden deze gestart. Het kan een paar seconden duren voor je dit terug ziet.
NB: Zijn er meerdere scenario’s relevant maar overlappen die elkaar? Dubbelingen worden tegen elkaar weggestreept. Zo wordt een loonstrook niet twee keer opgevraagd, of de e-mail ‘Bevestiging oriënterend gesprek’ niet twee keer verstuurd.
