In de OTD heb je (afhankelijk van de inrichting van de admin) de mogelijkheid om servicecontracten mee te nemen. De admin kan instellen dat deze kostenpost uitgaat van maandelijkse incasso. Op deze manier kun je met de klant een maandelijks x-bedrag overeenkomen voor extra service.
1) Bij het maken van de OTD wordt het servicecontract als kostenpost meegenomen 2) De klant gaat op het klantportaal akkoord met de OTD én de incasso (zie eventueel hoofdstuk klantportaal) 3) Zodra de OTD ondertekend is komt in het dossier links een 1 achter Servicecontracten
Servicecontract toevoegen
In het gewenste dossier kan je aan de linkerkant onder ‘dossier’ klikken op Servicecontracten.
Klik vervolgens op ‘Servicecontract toevoegen’
Het volgende scherm met daarin alle velden die betrekking hebben tot het servicecontract zal in beeld komen.
- Bedrag - BTW - Grootboeknummer: Hier kan je selecteren wat je gaat uitvoeren bijvoorbeeld advies - bemiddeling - adviseren. - Tenaamstelling - Tegenrekening IBAN - Tegenrekening BIC: Hier kan je de bank selecteren - Betalingsperiode: Hier kan je kiezen voor: Maandelijks - per kwartaal - per jaar. - Incassomoment: Kies hier voor het moment om te laten incasseren Alle velden naar wens ingevuld? Druk op Opslaan. Het zojuist aangemaakt servicecontract zal nu zichtbaar zijn in het dossier onder servicecontracten.
Servicecontract verwijderen
Is de OTD geannuleerd? Dan wordt het servicecontract niet automatisch verwijderd. Klik achter betreffend servicecontract op de prullenbak om deze te verwijderen.
Incasso starten
Klik op Servicecontracten
- Op het moment dat de incasso start kies je voor betreffend contract op start incasso
- De incasso start nu per de eerstvolgende incassodag, maandelijks wordt er een factuur in het dossier aangemaakt
- Download het SEPAbestand voor de bank. Deel dit SEPAbestand met de collega’s die dit kunnen registreren bij de bank. Je kunt pas een SEPAbestand aanmaken zodra de factuur is gecreëerd. Dit gebeurt op de incassodag welke staat ingesteld onder Instellingen I Facturatie I Incassodagnummers.
Incasso stoppen
Klik op Servicecontracten
- Op het moment dat de incasso stopt kies je voor betreffend contract op stop incasso
- Let er op dat de incasso ook gestopt wordt bij de bank
