Een afspraak aanmaken

Een afspraak aanmaken

Vanuit het klantdossier kun je een afspraak aanmaken, de klant kan dan automatisch een afspraakbevestiging ontvangen per e-mail. De afspraak wordt ook zichtbaar in het klantportaal. Ter voorbereiding op de afspraak kun je actiepunten aanmaken voor de klant, bijvoorbeeld het aanleveren van documenten of brondata. Deze actiepunten kunnen automatisch worden aangemaakt op basis van het type afspraak dat je kiest.

Kies bovenin de snelkoppeling ‘Nieuwe afspraak’.

image

In onderstaand scherm kun je de gegevens van de nieuwe afspraak invullen.

image

Afhankelijk van het type afspraak krijgt de klant een andere afspraakbevestiging per e-mail. De titel, locatie en opmerkingen van deze afspraak kun je synchroniseren met de agenda in Outlook of Google.

Nadat je de afspraak hebt opgeslagen (de oranje knop helemaal onderaan de pagina) verschijnt de afspraak links in de boom.

image

Actiepunten voor de klant

Zoals je hierboven kunt zien zijn er actiepunten aangemaakt voor de klant. Zodra je daarop klikt kan je zien welke actiepunten dat zijn. Deze actiepunten ziet de klant op het klantportaal. Zoals hieronder is weergegeven is het ook mogelijk om vanuit het scherm 'actiepunten' handmatig een nieuw actiepunt voor de klant toe te voegen.

image

De stukken die je hier opvraagt staan ook in het onderdeel ‘Dossiercontrole’ van deze afspraak. Dat is de plek om de stukken te verzamelen, te bekijken en te beoordelen. Je kunt in de boom klikken op ‘Dossiercontrole ‘ van deze afspraak. Je komt dan in onderstaand overzicht.

image

Automatische e-mail met afspraakbevestiging

Er is ook automatisch een e-mail vestuurd met de afspraakbevestiging. In het onderdeel ‘E-mails’ kun je deze terugvinden.

image

Klik op deze e-mail om de inhoud te zien.

Extra stukken opvragen bij de klant

Je kunt ook specifieke stukken uitvragen bij de klant, dat kan per document of als vaste set. Dat laatste kun je doen door een scenario te starten op deze afspraak.

image

Hier kun je kiezen uit verschillende scenario’s. De admin beheert de inhoud van deze scenario’s. Je kunt rechts zien welke stukken worden opgevraagd in een bepaald scenario. In veel gevallen zie je de stukken hier dubbel staan, voor aanvrager 1 en voor aanvrager 2. De stukken voor aanvrager 2 worden alleen aangemaakt als er een tweede aanvrager in het dossier aanwezig is.

image

Je kunt hier meerdere scenario’s tegelijk selecteren. Een enkel stuk kun je toevoegen vanuit de Dossiercontrole van deze afspraak.

image

Bij ‘Soort document’ kun je een keuze maken uit alle documenten die zijn ingericht in Accelerate. Hier zit een handige zoekfunctie achter, die ook op een deel van een documentnaam kan zoeken. Geef aan voor wie je dit stuk opvraagt of laat dit leeg. Wil je dat de klant het stuk kan uploaden, vink dan deze optie aan.

image

📝Opdracht 6

Maak een afspraak in het klantdossier van het type ‘Orientatiegesprek’ voor volgende week maandag 14:00 uur bij de klant thuis. Als je geen adres hebt ingevoerd bij de klant kies dan voor afspraak op kantoor.

📝Opdracht 7

Voeg de volgende scenario’s toe aan deze afspraak:

  • 1e gesprek doorstromer
  • Scheiding consument

📝Opdracht 8

Voeg in dossiercontrole het volgende stuk toe aan deze afspraak:

  • Verkoopcontract

📝Opdracht 9

Ga naar de actiepunten van de afspraak en voeg handmatig het volgende actiepunt toe:

  • Aanleveren persoonlijke informatie met DigiD

Door naar de volgende les?

Het klantportaal
Het klantportaal