Inrichtingen voor na de livegang

Zie hieronder inrichtingen die afhankelijk van je wensen/ gebruik Accelerate nog passender maken.

Afspraaklocaties (admin)

Vinden jullie afspraken op meerdere locaties plaats? Voer deze locaties dan op onder Instellingen | Afspraken | Locaties.

Bij het maken van een afspraak kunnen deze locaties gekozen worden. Daarnaast kun je onder gebruikersbeheer per gebruiker een standaard locatie kiezen. Wordt er voor deze gebruiker een afspraak ingepland, dan wordt default deze standaard locatie geselecteerd (dit kan aangepast worden).

Leadbronnen (admin)

Bij het aanmaken van een dossier kun je aangeven wat de leadbron is. Standaard zijn er diverse leadbronnen opgevoerd. Loop deze lijst eens door en voeg hier missende leadbronnen aan toe en verwijder leadbronnen die jullie niet gebruiken. Je kunt dan vanaf de start dossiers aan de juiste leadbron koppelen. Mooie informatie voor de rapportages.

De leadbronnen vind je onder Instellingen | Dossier en status | Leadbronnen.

Klantcommunicatie standaard aanspreekvorm (admin)

De e-mailsjablonen in Accelerate zijn formeel én informeel opgesteld. Stuur je een klant bijvoorbeeld een afspraakbevestiging per mail, dan wordt -afhankelijk van de voor die klant ingestelde aanspreekvorm- de formele c.q. informele mail verstuurd.

Standaard is de aanspreekvorm Formeel. Je kunt dit per dossier aanpassen.

Wil jij het liever standaard op Informeel, dan kun je dat aanpassen onder Instellingen | Dossier en status | Klantcommunicatie.

Facturatie: grootboek-, factuur- en debiteurennummers (admin)

In Accelerate kun je een OTD aanmaken en vanuit de OTD een factuur. Vervolgens is het mogelijk om een export van de debiteuren en de facturen te maken (dit kan onder Overzichten | Facturen). Afhankelijk van je boekhoudprogramma kun je deze export importeren. Zie voor het hele proces de Handleiding, hoofdstuk OTD en facturatie.

Afhankelijk van interne afspraken en het boekhoudprogramma wil je mogelijk de volgende nummers aanpassen naar eigen wens:

  • Grootboeknummers Elke kostenpost is aan een grootboeknummer gekoppeld. Een overzicht van de grootboeknummers vind je onder Instellingen | Facturatie | Grootboeknummers.
    • Pas de aanwezige grootboeknummers aan naar wens
    • Voeg eventueel nieuwe grootboeknummers toe.
    • Onder Instellingen | OTD | Dienstenbeheer kun je per kostenpost het grootboeknummer wijzigen. Zie de handleiding hoofdstuk Instellingen | OTD.

  • Factuurnummers Elke factuur krijgt een factuurnummer volgens een oplopende reeks. Pas dit nummer eventueel aan naar de voor jouw organisatie geldende standaard. Dit kan onder Instellingen | Facturatie | Algemene instellingen. In het blok 'Opbouw factuurnummer'. Volg de velden met eventuele toelichting, doe de gewenste aanpassingen. Onderaan dit blok wordt een voorbeeld getoond van het eerstvolgende factuurnummer. Is dit juist? Sla dan alles op.
  • Debiteurennummers Zoals de facturen een factuurnummer krijgen volgens een oplopende reeks, krijgen de debiteuren een debiteurnummer. Pas indien gewenst de opbouw aan onder Instellingen | Facturatie | Algemene instellingen. Volg de velden met eventuele toelichting, doe de gewenste aanpassingen. Onderaan dit blok wordt een voorbeeld getoond van het eerstvolgende debiteurnummer. Is dit juist? Sla dan alles op.
Privacy statement (admin)

Wil jij elke nieuwe klant vragen om jullie Privacy statement te downloaden? Dan kun je deze aanbieden bij de Belangrijke documenten op het klantportaal. Zie de handleiding Instellingen | Klantportaal voor meer informatie.

Wil jij kunnen controleren of het statement gedownload is? Kies dan voor de volgende aanpak:

  1. Upload de Privacy statement bij Ter downloadbare documenten (Instellingen | Dossier en status | Documentsoorten)
    1. Voeg downloadbaar document toe
    2. Upload het bestand | Geeft het bestand een naam en eventueel een beschrijving | Opslaan.
  2. Richt voor de triggers voor een nieuwe eerste afspraak een actiepunt is waar.bij de klant gevraagd'wordt de Privacy statement te downloaden.
    1. Beheer | Triggers beheren
    2. Filter rechts op de scope Appointment
    3. Open elke trigger met de code 'BWSS\Trigger\TriggerType\NewFirstAppointment'
      1. Nieuwe actie
      2. Kies een actie | Voeg downloadbaar document toe
      3. klik rechts van de net toegevoegde actie op de gereedschapsleutel | Selecteer de Privacy statement | Configuratie toepassen
      4. Opslaan
    4. Herhaal dit voor elke trigger met de code 'BWSS\Trigger\TriggerType\NewFirstAppointment'

Bij elke eerste afspraak op een dossier wordt er nu automatisch een actiepunt opengezet om de Privacy statement te downloaden. Wanneer de klant dit document download zie je dit terug in de Actiepunten voor de klant én (als admin) in de auditlog.