Documenten beoordelen

Documenten beoordelen

Als je het document bekijkt kun je links informatie vinden voor/over de beoordeling.

  • De status van het document
  • Of het document is verstuurd naar de GV
  • Of het document een persoonsgebonden document is
  • Door wie het is geüpload
  • Notities op het document
  • Beoordelingsaspecten (deze kan de admin inrichten)
  • Resultaten van de DossierChecker

Status wijzigen

Beoordeel het document en wijzig de status naar:

  • Aan te leveren
  • In behandeling
  • Akkoord
  • Voorlopig akkoord
  • Afgekeurd en opnieuw aan te leveren (zie toelichting)
  • Vervallen (zie toelichting)

Document afkeuren

Verzet je de status naar ‘Afgekeurd en opnieuw aan te leveren (zie toelichting)’, dan krijg je een pop‑up:

  • Pop-Up tonen Voor deze status staat een standaard pop-up ingesteld zodat je een opmerking kan toevoegen en direct een actiepunt kan aanmaken. Bekijk onder dit artikel hoe je dit kan instellen.
  • Maak direct een "opnieuw aanleveren" actiepunt aan: Indien deze status wordt geselecteerd wordt er een actiepunt op het klantportaal aangemaakt. Bekijk onder dit artikel hoe je dit kan instellen.
  • Een combinatie van de afwijsredenen en de opmerkingen wordt bij het actiepunt op het klantportaal geplaatst

  • Standaard afwijsreden Je kan kiezen voor een afwijsreden indien dit is ingesteld. Bekijk onder dit artikel hoe je dit kan instellen.
  • Opmerking Hier kun je handmatig een opmerking toevoegen
image

Bijvoorbeeld:

image

Komt als volgt op het klantportaal:

image

Pop-up instellen

Een pop-up kan handig zijn als je een opmerking wilt aanmaken zodra je de status wijzigt. Een admin kan dit instellen. Ga hiervoor naar Instellingen. Kies aan de linker kant voor Dossiercontrole. Klik vervolgens op de status waar je de pop-up wilt instellen en vink de optie Popup tonen aan of uit.

image

Standaard actiepunt aanmaken

Direct een standaard actiepunt aanmaken bij het wijzigen van een document naar een andere status kan handig zijn in bepaalde gevallen. Indien je dit wilt aanpassen kan dat. Ga hiervoor naar Instellingen. Kies aan de linker kant voor Dossiercontrole. Klik vervolgens op de status waar je het standaard actiepunt wilt in- of uitschakelen en vink de optie Standaard actiepunt aanmaken aangevinkt? aan of uit.

Standaard afwijsreden instellen

Standaard afwijsredenen kunnen handig zijn bij bepaalde documenten. Zo kan het vaker voorkomen dat een salarisstrook ouder is dan 3 maanden. Dit wil je niet elke keer typen. Zulk soort standaard afwijsredenen kan je instellen. Ga hiervoor naar Instellingen. Kies aan de linker kant voor HDN. Klik vervolgens op Documenten aan de linker kant en vervolgens op het betreffende document. Onderaan het scherm wat nu in beeld is kan je standaard afwijsredenen invoeren.

image

Notitie maken

Voeg hier notities toe aan de beoordeling van het document. De notities zijn zichtbaar voor alle andere medewerkers, niet alleen als je het document opent, maar ook in de dossiercontrole.

In de document-editor zie je het als volgt

image

In de dossiercontrole klik je op het notitie-icoontje

image

Beoordelingsaspecten

Als geheugensteuntje worden links van het document een aantal beoordelingsaspecten getoond. Deze beoordelingsaspecten kan de admin per documentsoort en per geldverstrekker instellen. Ga hiervoor naar Instellingen. Kies aan de linker kant voor HDN. Klik vervolgens op Documenten aan de linker kant en vervolgens op het betreffende document. Onderaan het scherm wat nu in beeld is kan je standaard afwijsredenen invoeren.

image

Dossierchecker

De interne beoordelingsaspecten zijn een mooie aanvulling op de dossierchecker checks, deze worden dan ook getoond aan de linkerkant.