Vanuit het klantdossier kun je een afspraak aanmaken. De klant ontvangt dan automatisch een afspraakbevestiging per e-mail. De afspraak wordt ook zichtbaar in het klantportaal. Indien er is gekozen voor het afspraaktype ‘Oriënterend gesprek’, kunnen er ter voorbereiding op de afspraak automatisch een aantal actiepunten voor de klant worden aangemaakt, zoals het aanleveren van een geldig legitimatiebewijs. Deze documenten worden geselecteerd op basis van de waarde dat is opgegeven bij het inkomenstype en klantprofiel, dat is ingesteld bij het aanmaken van het dossier.
Klik in de menubalk van het dossier op Nieuwe afspraak.
In onderstaand scherm kun je de gegevens van de nieuwe afspraak invullen.
Afhankelijk van het type afspraak krijgt de klant een andere afspraakbevestiging per e-mail. De titel, locatie en opmerkingen van deze afspraak kun je synchroniseren met de agenda in Outlook of Google.
Nadat je de afspraak hebt opgeslagen (de oranje knop helemaal onderaan de pagina) verschijnt de afspraak links in de boom.
Documenten opvragen bij de klant
De documenten die je opvraagt zijn zichtbaar in het onderdeel Dossiercontrole van de afspraak. Dit is de plek om documenten te verzamelen, te bekijken en te beoordelen. Je kunt in de boom klikken op Dossiercontrole. Je komt dan in het onderstaande overzicht.
De documenten die je opvraagt via het klantportaal zijn te bekijken via het onderdeel Actiepunten voor klant. Naast het opvragen van documenten zijn er ook andere actiepunten mogelijk. Zo is het, indien er is gekozen voor de module Ockto, mogelijk om direct bij het inplannen van de afspraak een actiepunt klaar te zetten in het klantportaal om gegevens via Ockto te ontvangen. De klant ontvangt hiervoor vervolgens een aanleververzoek in het portaal.
Automatische e-mail met afspraakbevestiging
Er is ook automatisch een e-mail verstuurd met de afspraakbevestiging. In het onderdeel E-mails kun je deze terugvinden. Klik op de e-mail om de inhoud te bekijken.
Extra stukken opvragen bij de klant
Je kunt ook aanvullende stukken uitvragen bij de klant. Dat kan per document of per vaste set. Dat laatste kun je doen door een scenario te starten op deze afspraak. Kies voor Scenario starten.
Hier kun je kiezen uit verschillende scenario’s. De admin beheert de inhoud van deze scenario’s. Rechts kun je zien welke documenten in een bepaald scenario worden opgevraagd. In veel gevallen zie je de documenten hier dubbel weergegeven, voor aanvrager 1 en aanvrager 2. De stukken voor aanvrager 2 worden alleen aangemaakt wanneer er een tweede aanvrager in het dossier aanwezig is.
Je kunt hier meerdere scenario’s tegelijk selecteren. Als je het gewenste scenario hebt aangeklikt, kun je onderaan klikken op ‘start scenario’ waarna de opgevraagde documenten zullen worden toegevoegd aan de dossiercontrole van de afspraak (dat kan een aantal seconden duren).
Op basis van het gekozen inkomenstype en klantprofiel in les 3 zijn er al een aantal scenario’s gestart, waarmee ook een aantal documenten in de dossiercontrole zijn opengezet en beschikbaar zijn voor aanlevering in het klantportaal. Bekijk hiervoor de verschillende beschikbare scenario’s.
Wil je slechts een enkel stuk toevoegen, dan doe je dat vanuit de Dossiercontrole van de afspraak. Kies daarvoor link bovenaan bij Stuk toevoegen voor + Nieuw stuk toevoegen.
In het volgende scherm dat beschikbaar is kun je bij Soort document een keuze maken uit alle documenten die in Accelerate zijn ingericht. Hierachter zit een handige zoekfunctie, waarmee ook op een deel van een documentnaam gezocht kan worden. Geef aan voor wie je dit stuk opvraagt, of laat dit leeg. Standaard is aangevinkt dat de klant het stuk mag uploaden en dus kan aanleveren via het klantportaal. Wil je een document ter download aanbieden, dan kan dat ook door aan te vinken dat de klant het stuk mag inzien.
Indien een document in de Dossiercontrole is opgevraagd dat je niet wenst te ontvangen, kun je dit verwijderen door te klikken op het kruisje achter het opgevraagde document in de Dossiercontrole.
- Scheiding consument
- Verkoopcontract
- Waar vind je de verzonden afspraakbevestiging die per e-mail is verzonden?
Door naar de volgende les?
Het klantportaal