Een afspraak aanmaken

Vanuit het klantdossier kun je een afspraak aanmaken, de klant ontvangt dan automatisch een afspraakbevestiging per e-mail. De afspraak wordt ook zichtbaar in het klantportaal. Ter voorbereiding op de afspraak worden automatisch een aantal actiepunten aangemaakt voor de klant, bijvoorbeeld het aanleveren van een geldig legimitatiebewijs en het invullen van het kennis- en ervaringenformulier. Er kunnen naar wens aanvullende stukken worden uitgevraagd bij de klant.

Klik in de menubalk op ‘Nieuwe afspraak’.

In onderstaand scherm kun je de gegevens van de nieuwe afspraak invullen.

Afhankelijk van het type afspraak krijgt de klant een andere afspraakbevestiging per e-mail. De titel, locatie en opmerkingen van deze afspraak kun je synchroniseren met de agenda in Outlook of Google.

Nadat je de afspraak hebt opgeslagen (de oranje knop helemaal onderaan de pagina) verschijnt de afspraak links in de boom.

Zoals je hierboven kunt zien zijn er actiepunten aangemaakt voor de klant. Zodra je daarop klikt zie je welke actiepunten dat zijn. Deze actiepunten ziet de klant op het klantportaal. Zoals hieronder is weergegeven is het ook mogelijk om vanuit het scherm 'actiepunten' handmatig een nieuw actiepunt voor de klant toe te voegen.

De stukken die je hier opvraagt staan ook in het onderdeel ‘Dossiercontrole’ van deze afspraak. Dat is de plek om de stukken te verzamelen, te bekijken en te beoordelen. Je kunt in de boom klikken op ‘Dossiercontrole ‘ van deze afspraak. Je komt dan in onderstaand overzicht.

Er is ook automatisch een e-mail verstuurd met de afspraakbevestiging. In het onderdeel ‘E-mails’ kun je deze terugvinden.

Klik op deze e-mail om de inhoud te zien.

Je kunt ook aanvullende stukken uitvragen bij de klant. Dat kan per document of per vaste set. Dat laatste kun je doen door een scenario te starten op deze afspraak.

Hier kun je kiezen uit verschillende scenario’s. De admin beheert de inhoud van deze scenario’s. Je kunt rechts zien welke stukken worden opgevraagd in een bepaald scenario. In veel gevallen zie je de stukken hier dubbel staan, voor aanvrager 1 en voor aanvrager 2. De stukken voor aanvrager 2 worden alleen aangemaakt als er een tweede aanvrager in het dossier aanwezig is.

Je kunt hier meerdere scenario’s tegelijk selecteren. Als je het gewenste scenario hebt aangeklikt, kun je onderaan klikken op ‘start scenario’ waarna de documenten zullen worden toegevoegd aan de dossiercontrole van de afspraak (dat kan een aantal seconden duren).

Stukken die je niet nodig hebt, maar wel onderdeel van het scenario zijn, verwijder je eenvoudig door op het kruisje bij het betreffende stuk in de dossiercontrole te klikken.

Wil je slechts een enkel stuk toevoegen, dan doe je dat vanuit de Dossiercontrole van deze afspraak.

Bij ‘Soort document’ kun je een keuze maken uit alle documenten die zijn ingericht in Accelerate. Hier zit een handige zoekfunctie achter, die ook op een deel van een documentnaam kan zoeken. Geef aan voor wie je dit stuk opvraagt of laat dit leeg. Standaard is aangevinkt dat de klant het stuk mag uploaden en dus kan aanleveren via het klantportaal. Wil je iets ter download aanbieden, dan kan dat ook door aan te vinken dat de klant het stuk mag inzien.

📝Opdracht 6

Maak een afspraak in het klantdossier van het type ‘Oriënterend gesprek’ voor volgende week maandag 14:00 uur bij de klant thuis. Als je geen adres hebt ingevoerd bij de klant kies dan voor afspraak op kantoor.

📝Opdracht 7

Voeg de volgende scenario’s toe aan deze afspraak:

📝Opdracht 8

Voeg in de dossiercontrole het volgende stuk toe aan deze afspraak:

📝Opdracht 9

Als alles goed is ingevoerd, is er ook een automatische mail met afspraakbevestiging naar de klant gestuurd.

Door naar de volgende les?