Gebruikersbeheer

Gebruikersbeheer (admin)

Hier voer je beheer uit over o.a. gebruikers. Hieronder worden de onderdelen toegelicht.

CLUSTERS

Clusters worden meestal gebruikt in combinatie met een handmatig toevoegde werkvoorraadbeheer (zie laatste alinea in deze paragraaf). Je maakt een cluster aan, geeft deze een naam en selecteert welke gebruikers in dit cluster vallen. Dit kan bijvoorbeeld zijn Cluster Noord-Nederland, met alle gebruikers die in Noord-Nederland werken.

GEBRUIKERS

Hier vind je een overzicht van de actieve gebruikers. Je kunt gebruikers toevoegen, wijzigen en deactiveren.

Nieuwe gebruiker

Klik op Nieuwe gebruiker, je komt dan in een overzicht van velden terecht. Hieronder wordt elk veld toegelicht. Staat er een * in de eerste kolom dan is het aan te raden deze in ieder geval in te vullen.

Hier verleen je ook het recht om Accelerate Go te gebruiken aan een gebruiker. Wees ervan bewust dat Accelerate Go geen rekening houdt met andere rechten, behalve 'Beperkte dossierinzage?'.

Gebruiker wijzigen

Om een gebruiker te wijzigen klik je in het overzicht van gebruikers op de pen achter betreffende gebruikers. Je kunt –op de gebruikersnaam na- de gegevens aanpassen.

Tevens kun je nu aan de linkerkant een aantal inrichtingen doen die de gebruiker ook zelf kan doen onder zijn Mijn Account. Denk aan de e-mailhandtekening.

Gebruiker deactiveren en heractiveren

Door op het kruisje achter de gebruiker te klikken wordt de gebruiker gedeactiveerd. De gebruiker kun je terugvinden in het overzicht Gedeactiveerde gebruikers, vandaaruit kunnen gebruikers ook weer geheractiveerd worden.

Heeft een gebruiker die je deactiveert nog lopende dossiers? Deze kun je vanuit de querymanager omhangen naar een andere gebruiker.

GEDEACTIVEERDE GEBRUIKERS

Voor een gedeactiveerde gebruiker geldt:

• Inloggen: dit is niet meer mogelijk
• Dossier toewijzen: dit gebeurt niet meer voor deze gebruiker
• Lopende dossiers: kunnen handmatig aan iemand anders toegewezen worden op dossierniveau | Instellingen
• Werkvoorraad: zolang deze gebruiker werkvoorraad heeft kan hij geselecteerd worden in de drop down in de werkvoorraad
• Logs, exports en query’s: de gebruikersnaam blijft hier zichtbaar

TOEGANG

Het is mogelijk om alleen toegang te geven tot de licentie vanaf IP-adres(sen) die hier zijn opgevoerd. Wanneer je hier gebruik van wilt maken selecteer je ‘Alleen IP-adressen die expliciet toegang hebben gekregen kunnen Accelerate openen’.

Vervolgens voeg je de IP-adressen toe door te kiezen voor Toegang verlenen en het IP-adres toe te voegen.

WERKVOORRAADBEHEER

Je kunt de standaard opgeleverde werkvoorraadbeheren uitbreiden met een werkvoorraad die je hier toevoegt. Je kunt kiezen welke items in deze werkvoorraad moeten verschijnen én (indien gewenst) wie een rol moet hebben op het dossier om het item te tonen.

Richt dit als volgt in:

1. Kies voor Werkvoorraad toevoegen.
2. Geef de werkvoorraad een naam (bijvoorbeeld Regio Noord-Nederland of Administratief)
3. Indien er clusters zijn kun je een cluster selecteren, maar dat is niet verplicht. Alleen items vanuit de hierna geselecteerde triggers, die in dossiers van de gebruikers in het geselecteerde cluster voorkomen worden dan getoond.
4. Selecteer vervolgens de triggers waarvoor je wilt dat items die vanuit deze triggers aangemaakt worden in deze werkvoorraad belanden.

NB: Een item die al in de ‘Mijn werkvoorraad’ van Behandelaar A zou komen en nu wordt ingericht om in de nieuwe werkvoorraad getoond te worden, wordt in beide werkvoorraden getoond.

ACCELERATE GO

Vanuit Gebruikersbeheer verleen je ook toegang tot de mobiele versie van Accelerate, Accelerate Go. Dit doe je door de bijbehorende checkbox aan te vinken.

Wees ervan bewust dat gebruikers die toegang tot Accelerate Go hebben, alles in Accelerate Go kunnen doen. Lees de handleiding voor Accelerate Go om te zien wat dit inhoudt:

De enige restrictie die zij hebben is dat als "Beperkte dossierinzage" is aangevinkt, zij niet de dossiers kunnen zien waar zij niet expliciet toegang tot ontvangen hebben.

HDN (admin)

Onder het menu instellingen vind je ook de ‘HDN Instellingen’. In dit hoofdstuk een toelichting van een aantal instellingen.

DOCUMENTEN

Hier vind je een overzicht van alle documenten welke je in Accelerate kunt opvoeren in de dossiercontrole. Dit is een combinatie van de HDN documenten en de documenten die handmatig zijn toegevoegd (Instellingen | Dossier en status | Documentsoorten). Per document kun je een aantal zaken inrichten. Aan de hand van een screenshot een toelichting:

• Code: deze code wordt in de HDN communicatie gebruikt, elk stuk heeft vanuit HDN een code gekregen die door alle partijen gebruikt wordt.
• Label: dit is de officiële HDN benaming van het stuk
• Alias: hier kun je een eigen naam geven aan het stuk. Dit is de naam die de klant te zien krijgt.
• Algemene beoordeelaspecten: bij het beoordelen van het document worden deze aspecten getoond aan de linkerkant in de document-editor. Je kunt algemene beoordelingsaspecten voor een stuk inrichten en specifiek voor een bepaalde GV.
• Uploadopmerkingen: dit ziet de klant terug op het klantportaal bij het uploaden
• Standaard actiepunt: indien dit is aangevinkt en de geldverstrekker vraagt dit stuk op, dan wordt er automatisch een actiepunt aangemaakt op het klantportaal
• Automatisch doorsturen: indien dit is aangevinkt en het document wordt geüpload wordt deze automatisch doorgestuurd naar de geldverstrekker.
• Stuk accorderen: als je 'Stukken van dit type kunnen door de klant worden geaccordeerd' aanvinkt, kunnen klanten niet alleen het stuk accorderen, maar ook afwijzen. In beide gevallen krijg je hier een signalering van, inclusief een eventuele afwijsreden.
• Uitsluiten voor dossier compleet signaleringen en uitsluiten voor belangrijke datums dossier compleet: wanneer je dit bij een stuk selecteert wordt dit stuk niet meegerekend bij de totstandkoming van de volgende data onder Belangrijke data van de hypotheek:
• Dossier compleet Accelerate
• Dossier naar geldverstrekker
• Specifieke beoordelingsaspecten: Naast de algemene beoordelingsaspecten kun je ook GV specifieke aspecten opvoeren. Selecteer de GV waar het om gaat en voeg het aspect toe.
• Standaard afwijsredenen: bij het afkeuren van dit stuk zijn deze redenen beschikbaar om te selecteren. Deze worden dan bij het nieuwe actiepunt aan de klant getoond.

DOCUMENTGROEPEN

Hier kunnen documentgroepen aangemaakt worden, bijvoorbeeld ‘Inkomensgegevens’. Voeg hier alle documenten toe die horen bij het inkomen. Denk aan de salarisstrook, werkgeversverklaring, IB verklaringen, Aangifte(n) IB, enzovoort. Dit kan handig zijn wanneer je een groep documenten direct wilt controleren op het moment dat alles –dat in die groep is opgevraagd- binnen is.

1. Nieuwe groep aanmaken
2. Geef de groep een label
3. Voeg eventueel een omschrijving toe
4. Selecteer de gewenste documenten (scroll of typ om het document naar keuze te vinden)

Standaard is er een trigger ingericht die er voor zorgt dat er een werkvoorraadsignalering wordt aangemaakt wanneer er bij aanvrager 1, aanvrager 2 of bij de niet persoonsgebonden stukken alle opgevraagde documenten uit een documentgroep aanwezig zijn.

Als voorbeeld de groep inkomensgegevens

• Bij de eerste aanvrager worden vier stukken opgevraagd, waarvan drie in deze documentgroep vallen. Wanneer deze drie documenten aanwezig zijn in de dossiercontrole wordt er gesignaleerd.
• Bij de tweede aanvrager worden twee stukken opgevraagd, deze vallen beide binnen de opgestelde documentgroep. Zodra deze allebei ontvangen zijn wordt er gesignaleerd
• Voor de nietpersoonsgebonden stukken staan 12 stukken open. Twee vallen in de documentgroep. Ook hier geldt, als deze twee binnen zijn wordt er gesignaleerd.

POSTBUSNUMMERS

Onder Instellingen | HDN | Postbusnummers vind je een overzicht van maatschappijen met daarbij behorende HDN postbus- en aanstellingsnummers. Het kan zijn dat je na livegang met nieuwe maatschappijen gaat samenwerken van wie de HDN communicatie via Accelerate dient te lopen. Of dat een nummer verandert. In dat geval dien je het juiste nummer in te voeren in deze lijst:

1. Zoek de bedoelde maatschappij
2. Vul in de regel van de maatschappij de juiste gegevens in
3. Kies onderaan de lijst voor opslaan

Loopt de communicatie via een serviceprovider, dan dient bij HDN postbusnummer het nummer van de serviceprovider genoteerd te worden. Bij aanstellingsnummer vul je het nummer dat je van de serviceprovider hebt ontvangen.

PRODUCTEN

Hier worden de HDN producten getoond. Wil je handmatig een product toevoegen op een dossier en is betreffend product nog niet beschikbaar? Dan kun je hier zelf het product toevoegen door te klikken op ‘Nieuw product’.

Je kunt voor elke productnaam een ‘weergeven als’ ingeven: dit is de naam die getoond wordt in het dossier in de linkerkolom.

Koppelingen en externe bronnen (admin)

Afhankelijk van welke koppelingen er voor jouw licentie beschikbaar zijn zie je hier het volgende:

DE NATIONALE HYPOTHEEKBOND

Hier kun je een koppeling leggen tussen Accelerate en de Nationale Hypotheekbond. Nadat je dit hebt ingesteld kan iedereen binnen jouw Accelerate licentie dossier versturen naar NHB.

Afhankelijk van jouw NHB licentie zijn er twee mogelijke manieren om de koppeling in te stellen:

1. Ga binnen Accelerate naar Instellingen | Koppelingen en externe bronnen | de Nationale Hypotheekbond

a) Vul bij gebruikersnaam de naam in waarmee je ook bij hypotheekbond.nl inlogt Geef als wachtwoord het wachtwoord waarmee je inlogt op NHB | Opslaan

Als de koppeling nu niet gelegd is dien je eerst een sleutelwachtwoord op te halen in NHB:

1. Log in op www.hypotheekbond.nl

a) Klik rechtsboven in het scherm naast jouw inlognaam op het pijltje | Wijzig jouw wachtwoord

b) Vul onder ‘wachtwoord voor automatische koppelingen’ nogmaals jouw wachtwoord in en klik op ‘OK’

c) Je ziet nu een vlak met daarin een lang wachtwoord | Kopieer deze

2. Ga binnen Accelerate naar Instellingen | Koppelingen en externe bronnen | de Nationale Hypotheekbond

a) Vul bij gebruikersnaam de naam in waarmee je ook bij hypotheekbond.nl inlogt Geef als wachtwoord het zojuist bij 1x gekopieerde wachtwoord | Opslaan

De koppeling is gelegd, de gebruikers kunnen nu dossiers aanbieden aan NHB.

HD CONNECT DOSSIERCHECKER

1. Klik achter betreffend stuk op ‘handmatige checks beheren’
2. Voeg een handmatige check toe | klik op opslaan

De meeste instellingen voor jouw account zijn in het beheer van de admin, maar er zijn een aantal zaken die jij zelf (ook) kunt aanpassen. Ga hiervoor naar Instellingen | Mijn account.

E-MAILHANDTEKENINGEN Je kunt twee standaard e-mailhandtekeningen inrichten: één voor het opstellen van een e-mail en één voor het beantwoorden of doorsturen van een e-mail. Ga hiervoor naar E-mailhandtekeningen:

Je ziet twee blokken: links kun je de handtekening inrichten voor het opstellen van e-mailberichten, rechts voor het beantwoorden en doorsturen van berichten. Voor beide geldt:

1. Plaats de tekst uit jouw handtekening in het tekstblok
2. Wil je een afbeelding toevoegen? Klik op het ‘afbeeldingen icoon’ | Upload | Afbeelding toevoegen. Selecteer de gewenste afbeelding | Openen | Ok.

3. Wanneer ze goed zijn ingericht geef je voor beide handtekeningen apart aan dat je ze wilt gebruiken

4. Kies voor opslaan.

N.B. de e-mailhandtekeningen worden niet toegevoegd aan automatisch verzonden e-mails.

EXCHANGE SYNCHRONISATIE

Draait jouw agenda op Office365 of een andere Exchange server? Dan kun je hier jouw agenda koppelen.

• Voor Office365 klik je op de oranje button en log je in met jouw account
• Voor een andere Exchange server zet je een vinkje achter 'gebruikt u een eigen Microsoft Exchange server'. Hierna moet je een aantal gegevens invullen:
• server/ ipadres. Deze kun je opvragen bij je systeembeheerder. Dit kan bijvoorbeeld zijn webmail.organisatienaam.nl.
• Gebruikersnaam is doorgaans je e-mailadres. Werkt dat niet? Wend je dan tot je systeembeheerder
• Wachtwoord, behorende bij je agenda

Is jouw account gekoppeld maar zijn jouw agenda afspraken niet zichtbaar in Accelerate of de Accelerate afspraken niet in Outlook? Loop de volgende punten na:

• Heb je een grote agenda? Kijk dan 30 minuten na het koppelen van de agenda nog eens, het kan zijn dat de synchronisatie nog loopt.
• Heb je de juiste agenda gekozen in het overzicht (Instellingen | Mijn account | Exchange sync) Pas deze eventueel aan en sla op.

GOOGLE AGENDA SYNCHRONISATIE

Gratis Google Agendas kun je niet koppelen aan Accelerate. Om de Google agenda te kunnen koppelen is een Google Suite noodzakelijk. Gebruik jij Google Suite? Kies voor koppelen, log in met jouw account, doorloop de stappen en jouw agenda is gekoppeld.

Krijg jij onderstaande foutmelding? Dan dient er nog een aanpassing in de Google Suite gedaan te worden. Hoe dit kan wordt beschreven in de handleiding 'Google agenda koppeling'