Richt je eigen workflow in

Wist jij dat je eenvoudig zelf een workflow kunt bouwen in Accelerate? De huidige mogelijkheden binnen je licentie zijn slechts het begin.

Het grote voordeel van het inbouwen van workflows is dat je geen papieren van je klanten meer hoeft aan te nemen of persoonlijke informatie via de mail hoeft te ontvangen.

Het overzicht is bovendien veel makkelijker te behouden als je weet dat alle onderdelen van je dienstverlening in je werkvoorraad belanden.

Ter inspiratie gaan wij in dit voorbeeld een workflow bouwen rondom de belastingaangifte.

Een workflow bestaat doorgaans uit:

1. Een afspraaktype
• Een afspraak is een makkelijke en bekende manier om een workflow te starten. Net zoals er bij het aanmaken van een oriëntatiegesprek gelijk documenten uitgevraagd worden, kunnen wij via een afspraak voor de belastingaangifte gaan instellen dat de gewenste acties plaatsvinden.
2. Een scenario met de juiste documenten
• Een scenario is een verzameling van acties die je tegelijkertijd kunt laten uitvoeren wanneer dit handig is. Zo kun je via een scenario bijvoorbeeld tegelijkertijd een stuk in de dossiercontrole maken én een signalering laten landen in je werkvoorraad. Dit scenario kan dan straks via een trigger uitgevoerd worden zodra we de afspraak aanmaken.
3. Een e-mailsjabloon
• Je wilt natuurlijk dat je klant ervan op de hoogte is dat er iets gebeurt. Hier gaan we een nieuw e-mailsjabloon voor aanmaken, waarin we de mail die standaard naar de klant verstuurd zal worden opstellen.
4. En een trigger om alles te automatiseren
• Als laatste moeten we ervoor zorgen dat het scenario begint en de e-mail verstuurt wordt zodra de afspraak wordt aangemaakt. Dat doen we door middel van een zogenaamde trigger.

Onderwerpen

• STAP 1: Afspraaktype aanmaken
• Hoe voeg ik een afspraaktype toe
• STAP 2: Scenario aanmaken
• Instructie aanmaken scenario
• EXTRA: Nieuw documentsoort toevoegen
• STAP 3: Het e-mailsjabloon
• Een emailsjabloon inrichten
• Voorbeeld mail inclusief de placeholders en linkjes naar het portaal.
• STAP 4: Trigger aanmaken
• Hoe maak ik een trigger aan?
• EXTRA: Proces bewaken? Richt een extra trigger in met een signalering voor jezelf
• We doen het voor
• De afspraak aanmaken
• Het resultaat

Gerelateerde onderwerpen

Documentsoorten beheren

Scenario's aanmaken/wijzigen

E-mailsjablonen beheren

Afspraaktypes

STAP 1: Afspraaktype aanmaken

In de basis gebruik je waarschijnlijk de afspraaktypes voor “echte afspraken” face-to-face, telefonisch of via beeldbellen.

Maar je kunt dit begrip ook ruimer nemen, en het zien als een afspraak tussen jou en je klant. In ons voorbeeld doen we dit met een afspraaktype: ‘Wij doen uw aangifte’.

STAP 2: Scenario aanmaken

Vervolgens kun je aan de slag met het maken van een scenario. Hierin kun je alle documenten opvragen die jij nodig hebt voor een belastingaangifte. Je kunt er zelfs indien gewenst voor kiezen om een actiepunt open te zetten waarbij je je klant vraagt gegevens aan te leveren via DigiD.

Tot slot kun je in het scenario ook signalen voor jezelf creëren. Denk aan een reminder voor het aanvragen van de VIA machtiging.

STAP 3: Het e-mailsjabloon

De volgende stap is het opstellen van een e-mailsjabloon. Wat mogelijk nieuw voor je is, zijn placeholders. Dit zijn korte stukjes tekst tussen accolades die doorgaans tekst of een afbeelding inladen. Het is natuurlijk wel zo fijn om de mail af te sluiten met de naam van de betreffende medewerker, precies voor dit soort inhoud die verschilt per mail bestaan placeholders.

Om je op weg te helpen hebben we alvast een voorbeeld voor je uitgeschreven.