Richt je eigen workflow in

Richt je eigen workflow in

Wist jij dat je eenvoudig zelf een workflow kunt bouwen in Accelerate? De huidige mogelijkheden binnen je licentie zijn slechts het begin.

Het grote voordeel van het inbouwen van workflows is dat je geen papieren van je klanten meer hoeft aan te nemen of persoonlijke informatie via de mail hoeft te ontvangen.

Het overzicht is bovendien veel makkelijker te behouden als je weet dat alle onderdelen van je dienstverlening in je werkvoorraad belanden.

Ter inspiratie gaan wij in dit voorbeeld een workflow bouwen rondom de belastingaangifte.

Een workflow bestaat doorgaans uit:

  1. Een afspraaktype
    • Een afspraak is een makkelijke en bekende manier om een workflow te starten. Net zoals er bij het aanmaken van een oriëntatiegesprek gelijk documenten uitgevraagd worden, kunnen wij via een afspraak voor de belastingaangifte gaan instellen dat de gewenste acties plaatsvinden.
  2. Een scenario met de juiste documenten
    • Een scenario is een verzameling van acties die je tegelijkertijd kunt laten uitvoeren wanneer dit handig is. Zo kun je via een scenario bijvoorbeeld tegelijkertijd een stuk in de dossiercontrole maken én een signalering laten landen in je werkvoorraad. Dit scenario kan dan straks via een trigger uitgevoerd worden zodra we de afspraak aanmaken.
  3. Een e-mailsjabloon
    • Je wilt natuurlijk dat je klant ervan op de hoogte is dat er iets gebeurt. Hier gaan we een nieuw e-mailsjabloon voor aanmaken, waarin we de mail die standaard naar de klant verstuurd zal worden opstellen.
  4. En een trigger om alles te automatiseren
    • Als laatste moeten we ervoor zorgen dat het scenario begint en de e-mail verstuurt wordt zodra de afspraak wordt aangemaakt. Dat doen we door middel van een zogenaamde trigger.

image

STAP 1: Afspraaktype aanmaken

In de basis gebruik je waarschijnlijk de afspraaktypes voor “echte afspraken” face-to-face, telefonisch of via beeldbellen.

Maar je kunt dit begrip ook ruimer nemen, en het zien als een afspraak tussen jou en je klant. In ons voorbeeld doen we dit met een afspraaktype: ‘Wij doen uw aangifte’.

‣

Hoe voeg ik een afspraaktype toe

  1. Ga naar instellingen en kies voor afspraken
  2. Klik op nieuw afspraaktype
  3. Vul de gegevens in en klik op opslaan

STAP 2: Scenario aanmaken

Vervolgens kun je aan de slag met het maken van een scenario. Hierin kun je alle documenten opvragen die jij nodig hebt voor een belastingaangifte. Je kunt er zelfs indien gewenst voor kiezen om een actiepunt open te zetten waarbij je je klant vraagt gegevens aan te leveren via DigiD.

Tot slot kun je in het scenario ook signalen voor jezelf creëren. Denk aan een reminder voor het aanvragen van de VIA machtiging.

‣

Instructie aanmaken scenario

  1. Ga naar instellingen en kies voor dossier en status
  2. Kies aan de linkerkant voor scenario’s
  3. Klik op nieuw scenario
  4. Geef het scenario een naam en voeg met het plusje de gewenste acties toe
    1. Een stuk in dossiercontrole maken - hiermee zet je een document open, vergeet niet het actiepunt aan te vinken
    2. Nieuw werkvoorraaditem - hiermee maak je een signalering aan in je werkvoorraad
    3. Aanleveren persoonlijke informatie met DigiD (of Ockto)
    4. Voeg downloadbaar document toe - hiermee kun je een standaard formulier ter download aanbieden op het portaal. Denk aan een inventarisatieformulier. Vergeet dan niet om voor hetzelfde document een stuk in dossiercontrole te maken. Zo kan de klant de ingevulde versie ook weer uploaden.
‣

EXTRA: Nieuw documentsoort toevoegen

Staat het document wat je wil opvragen niet in de lijst? Dan kun je het documentsoort toevoegen in Accelerate.

Documentsoort (door klant aan te leveren)

  1. Ga naar instellingen en kies voor dossier en status
  2. Kies aan de linkerkant voor documentsoorten
  3. Klik op documentsoort toevoegen
    4. image
  4. Vul de omschrijving en klik op opslaan.
    5. image

Documentsoort (ter download aanbieden)

  1. Ga naar instellingen en kies voor dossier en status.
  2. Kies aan de linkerkant voor documentsoorten.
  3. Klik op voeg downloadbaar document toe.
    4. image
  4. Kies het bestand.
    5. image
  5. Vul de omschrijving en klik op opslaan.
image

image

STAP 3: Het e-mailsjabloon

De volgende stap is het opstellen van een e-mailsjabloon. Wat mogelijk nieuw voor je is, zijn placeholders. Dit zijn korte stukjes tekst tussen accolades die doorgaans tekst of een afbeelding inladen. Het is natuurlijk wel zo fijn om de mail af te sluiten met de naam van de betreffende medewerker, precies voor dit soort inhoud die verschilt per mail bestaan placeholders.

Om je op weg te helpen hebben we alvast een voorbeeld voor je uitgeschreven.

‣

Een emailsjabloon inrichten

  1. Ga naar instellingen en kies voor e-mailsjablonen
  2. Klik op de oranje knop nieuw e-mailsjabloon
image
  1. Geef je sjabloon een naam, deze is voor intern gebruik
  2. Kies bij scope voor afspraak
  3. Klik op verder
  4. Vul de gevraagde gegevens in en stel je e-mail op. Je kunt het onderstaande voorbeeld gebruiken.
  5. Kies voor opslaan
‣

Voorbeeld mail inclusief de placeholders en linkjes naar het portaal.

  1. Kopieer de onderstaande tekst
  2. Ga naar het emailsjabloon die je hebt aangemaakt
  3. Klik onder informeel op de knop broncode en plak daarin de onderstaande tekst.
    4. image
<p>{dossier.salutation},</p>

<p>Bedankt voor je interesse in onze aangifte service.</p>

<p><strong>Aanleveren documenten</strong><br />
Om je aangifte inkomstenbelasting te kunnen verzorgen hebben wij een aantal documenten voor je nodig. Je kunt deze aanleveren via het <a href="{special.consumerportal_url}">klantportaal</a>. Heb je nog geen account? Dan kun je deze <a href="{dossier.links_set_password}">hier</a>&nbsp;aanmaken.</p>

<p><strong>Machtiging</strong><br />
Je ontvangt binnenkort een machtigingscode van de belastingdienst. Wij verzoeken je deze zo snel mogelijk aan ons door te geven.</p>

<p><u>Wij behandelen de aangiften op volgorde van binnenkomst van de documenten, dus lever de gevraagde informatie zo snel mogelijk aan.</u></p>

<p>Heb je vragen? Stel ze gerust, wij helpen je graag.</p>

<p>{dossier.owner_email_signature}</p>

STAP 4: Trigger aanmaken

Nu wil je alle losse onderdelen samenvoegen in een trigger. De trigger zorgt ervoor dat de handeling wordt geautomatiseerd en jij alleen een afspraak in het dossier hoeft aan te maken.

‣

Hoe maak ik een trigger aan?

  1. Ga naar beheer en kies voor triggers beheren
  2. Klik op de oranje knop + nieuwe trigger
    3. image
  3. Zoek de gewenste trigger er bij en klik op opslaan. In dit voorbeeld gebruiken we de trigger Nieuwe Afspraak. (Je kunt alle triggers onder de scope afspraak zelf aanmaken en bewerken)
    4. image
  4. Nu kun je de trigger inrichten:
    1. Selecteer het afspraaktype
      2. image
  5. Voeg een triggeractie toe door op het plusje te klikken. In het voorbeeld hebben we 2 acties nodig
    1. Een e-mail verzenden, klik op de moersleutel om de actie te configureren:
      2. image
    2. Een scenario starten, klik op de moersleutel om de actie te configureren:
      3. image
  6. Tot slot, klik op opslaan

Zo eenvoudig was het. Met een paar handelingen heb jij een complete workflow ingericht voor je kantoor waarmee je (een deel) van het belastingaangifte proces hebt geautomatiseerd. Benieuwd naar wat je nog meer met Accelerate kan? Houd onze nieuwsbrief in de gaten voor de volgende tip!

‣

EXTRA: Proces bewaken? Richt een extra trigger in met een signalering voor jezelf

  1. Ga naar beheer en kies voor triggers beheren
  2. Klik op de oranje knop + nieuwe trigger
  3. Zoek de trigger Een afspraak nadert of is gepasseerd er bij en klik op opslaan.
    4. image
  4. Richt de trigger in volgens onderstaande voorbeeld:
    5. image
  5. Klik op de sleutel en configureer de triggeractie:
    6. image
  6. Klik opslaan

We doen het voor

Nu we alles hebben ingesteld gaan we de zojuist gebouwde workflow doorlopen en bekijken wat de klant te zien krijgt.

‣

De afspraak aanmaken

  1. Ga naar een testdossier of maak er één aan.
  2. Maak een afspraak aan:
    1. Selecteer het type afspraak die je hebt aangemaakt, in ons voorbeeld: Wij doen uw aangifte
    2. LET OP: Accelerate vereist dat je een afspraakmoment kiest. Daar moet je dus even doorheen kijken. Kies bijvoorbeeld een tijdstip in het verleden.
      3. image
  3. Klik op opslaan

‣

Het resultaat

Let the magic happen. Je afspraak is gepland, nu gaat Accelerate alle acties uit het aangemaakte scenario uitvoeren:

  1. De stukken worden opengezet in de dossiercontrole
    2. image
  2. Er worden actiepunten aangemaakt voor de klant
    3. image
  3. Het klantportaal wordt gevuld met acties
    4. image
  4. Er wordt een signaal aan mijn werkvoorraad toegevoegd. (deze hebben we in het scenario gezet)
    5. image
  5. En de klant ontvangt een e-mail met een uitnodiging.
    6. image