Wist jij dat je eenvoudig zelf een workflow kunt bouwen in Accelerate? De huidige mogelijkheden binnen je licentie zijn slechts het begin.
Het grote voordeel van het inbouwen van workflows is dat je geen papieren van je klanten meer hoeft aan te nemen of persoonlijke informatie via de mail hoeft te ontvangen.
Het overzicht is bovendien veel makkelijker te behouden als je weet dat alle onderdelen van je dienstverlening in je werkvoorraad belanden.
Ter inspiratie gaan wij in dit voorbeeld een workflow bouwen rondom de belastingaangifte.
Een workflow bestaat doorgaans uit:
- Een afspraaktype
- Een afspraak is een makkelijke en bekende manier om een workflow te starten. Net zoals er bij het aanmaken van een oriëntatiegesprek gelijk documenten uitgevraagd worden, kunnen wij via een afspraak voor de belastingaangifte gaan instellen dat de gewenste acties plaatsvinden.
- Een scenario met de juiste documenten
- Een scenario is een verzameling van acties die je tegelijkertijd kunt laten uitvoeren wanneer dit handig is. Zo kun je via een scenario bijvoorbeeld tegelijkertijd een stuk in de dossiercontrole maken én een signalering laten landen in je werkvoorraad. Dit scenario kan dan straks via een trigger uitgevoerd worden zodra we de afspraak aanmaken.
- Een e-mailsjabloon
- Je wilt natuurlijk dat je klant ervan op de hoogte is dat er iets gebeurt. Hier gaan we een nieuw e-mailsjabloon voor aanmaken, waarin we de mail die standaard naar de klant verstuurd zal worden opstellen.
- En een trigger om alles te automatiseren
- Als laatste moeten we ervoor zorgen dat het scenario begint en de e-mail verstuurt wordt zodra de afspraak wordt aangemaakt. Dat doen we door middel van een zogenaamde trigger.
Onderwerpen
- STAP 1: Afspraaktype aanmaken
- Hoe voeg ik een afspraaktype toe
- STAP 2: Scenario aanmaken
- Instructie aanmaken scenario
- EXTRA: Nieuw documentsoort toevoegen
- STAP 3: Het e-mailsjabloon
- Een emailsjabloon inrichten
- Voorbeeld mail inclusief de placeholders en linkjes naar het portaal.
- STAP 4: Trigger aanmaken
- Hoe maak ik een trigger aan?
- EXTRA: Proces bewaken? Richt een extra trigger in met een signalering voor jezelf
- We doen het voor
- De afspraak aanmaken
- Het resultaat
Gerelateerde onderwerpen
STAP 1: Afspraaktype aanmaken
In de basis gebruik je waarschijnlijk de afspraaktypes voor “echte afspraken” face-to-face, telefonisch of via beeldbellen.
Maar je kunt dit begrip ook ruimer nemen, en het zien als een afspraak tussen jou en je klant. In ons voorbeeld doen we dit met een afspraaktype: ‘Wij doen uw aangifte’.
Hoe voeg ik een afspraaktype toe
- Ga naar
instellingen
en kies voorafspraken
- Klik op
nieuw afspraaktype
- Vul de gegevens in en klik op
opslaan
STAP 2: Scenario aanmaken
Vervolgens kun je aan de slag met het maken van een scenario. Hierin kun je alle documenten opvragen die jij nodig hebt voor een belastingaangifte. Je kunt er zelfs indien gewenst voor kiezen om een actiepunt open te zetten waarbij je je klant vraagt gegevens aan te leveren via DigiD.
Tot slot kun je in het scenario ook signalen voor jezelf creëren. Denk aan een reminder voor het aanvragen van de VIA machtiging.
Instructie aanmaken scenario
- Ga naar
instellingen
en kies voordossier en status
- Kies aan de linkerkant voor
scenario’s
- Klik op
nieuw scenario
- Geef het scenario een naam en voeg met het
plusje
- Een stuk in dossiercontrole maken - hiermee zet je een document open, vergeet niet het actiepunt aan te vinken
- Nieuw werkvoorraaditem - hiermee maak je een signalering aan in je werkvoorraad
- Aanleveren persoonlijke informatie met DigiD (of Ockto)
- Voeg downloadbaar document toe - hiermee kun je een standaard formulier ter download aanbieden op het portaal. Denk aan een inventarisatieformulier. Vergeet dan niet om voor hetzelfde document een stuk in dossiercontrole te maken. Zo kan de klant de ingevulde versie ook weer uploaden.
EXTRA: Nieuw documentsoort toevoegen
Staat het document wat je wil opvragen niet in de lijst? Dan kun je het documentsoort toevoegen in Accelerate.
Documentsoort (door klant aan te leveren)
- Ga naar
instellingen
en kies voordossier en status
- Kies aan de linkerkant voor documentsoorten
- Klik op
documentsoort
toevoegen - Vul de omschrijving en klik op opslaan.
Documentsoort (ter download aanbieden)
- Ga naar
instellingen
en kies voordossier en status
. - Kies aan de linkerkant voor
documentsoorten
. - Klik op voeg downloadbaar document toe.
- Kies het bestand.
- Vul de omschrijving en klik op
opslaan
.
STAP 3: Het e-mailsjabloon
De volgende stap is het opstellen van een e-mailsjabloon. Wat mogelijk nieuw voor je is, zijn placeholders. Dit zijn korte stukjes tekst tussen accolades die doorgaans tekst of een afbeelding inladen. Het is natuurlijk wel zo fijn om de mail af te sluiten met de naam van de betreffende medewerker, precies voor dit soort inhoud die verschilt per mail bestaan placeholders.
Om je op weg te helpen hebben we alvast een voorbeeld voor je uitgeschreven.
Een emailsjabloon inrichten
- Ga naar
instellingen
en kies voore-mailsjablonen
- Klik op de oranje knop
nieuw e-mailsjabloon
- Geef je sjabloon een naam, deze is voor intern gebruik
- Kies bij scope voor afspraak
- Klik op
verder
- Vul de gevraagde gegevens in en stel je e-mail op. Je kunt het onderstaande voorbeeld gebruiken.
- Kies voor
opslaan
Voorbeeld mail inclusief de placeholders en linkjes naar het portaal.
- Kopieer de onderstaande tekst
- Ga naar het emailsjabloon die je hebt aangemaakt
- Klik onder informeel op de knop
broncode
en plak daarin de onderstaande tekst.
STAP 4: Trigger aanmaken
Nu wil je alle losse onderdelen samenvoegen in een trigger. De trigger zorgt ervoor dat de handeling wordt geautomatiseerd en jij alleen een afspraak in het dossier hoeft aan te maken.
Hoe maak ik een trigger aan?
- Ga naar
beheer
en kies voortriggers beheren
- Klik op de oranje knop
+ nieuwe trigger
- Zoek de gewenste trigger er bij en klik op
opslaan
. In dit voorbeeld gebruiken we de trigger Nieuwe Afspraak. (Je kunt alle triggers onder de scope afspraak zelf aanmaken en bewerken) - Nu kun je de trigger inrichten:
- Selecteer het afspraaktype
- Voeg een triggeractie toe door op het
plusje
te klikken. In het voorbeeld hebben we 2 acties nodig - Een e-mail verzenden, klik op de moersleutel om de actie te configureren:
- Een scenario starten, klik op de moersleutel om de actie te configureren:
- Tot slot, klik op
opslaan
Zo eenvoudig was het. Met een paar handelingen heb jij een complete workflow ingericht voor je kantoor waarmee je (een deel) van het belastingaangifte proces hebt geautomatiseerd. Benieuwd naar wat je nog meer met Accelerate kan? Houd onze nieuwsbrief in de gaten voor de volgende tip!
EXTRA: Proces bewaken? Richt een extra trigger in met een signalering voor jezelf
- Ga naar
beheer
en kies voortriggers beheren
- Klik op de oranje knop
+ nieuwe trigger
- Zoek de trigger Een afspraak nadert of is gepasseerd er bij en klik op
opslaan
. - Richt de trigger in volgens onderstaande voorbeeld:
- Klik op de sleutel en configureer de triggeractie:
- Klik
opslaan
We doen het voor
Nu we alles hebben ingesteld gaan we de zojuist gebouwde workflow doorlopen en bekijken wat de klant te zien krijgt.
De afspraak aanmaken
- Ga naar een testdossier of maak er één aan.
- Maak een afspraak aan:
- Selecteer het type afspraak die je hebt aangemaakt, in ons voorbeeld: Wij doen uw aangifte
- LET OP: Accelerate vereist dat je een afspraakmoment kiest. Daar moet je dus even doorheen kijken. Kies bijvoorbeeld een tijdstip in het verleden.
- Klik op
opslaan
Het resultaat
Let the magic happen. Je afspraak is gepland, nu gaat Accelerate alle acties uit het aangemaakte scenario uitvoeren:
- De stukken worden opengezet in de dossiercontrole
- Er worden actiepunten aangemaakt voor de klant
- Het klantportaal wordt gevuld met acties
- Er wordt een signaal aan mijn werkvoorraad toegevoegd. (deze hebben we in het scenario gezet)
- En de klant ontvangt een e-mail met een uitnodiging.