Stappenplan van registratie tot livegang
Wanneer de overeenkomsten ondertekend retour zijn én het HDN nummer voor gebruik in Accelerate is aangevraagd wordt jouw dossier overgedragen aan de support afdeling van Accelerate. Hieronder worden de stappen tot livegang toegelicht.
Stappenplan gevisualiseerd
Het proces van verzamelen documenten tot livegang en nazorg is hieronder visueel weergegeven. De doorlooptijden die genoemd worden zijn afhankelijk van beschikbaarheid bij zowel afnemer als leverancier.
1. Verzamelen documenten
Van jouw contactpersoon heb je in ieder geval de volgende documenten ontvangen:
- SAAS overeenkomst
- Verwerkersovereenkomst
- HDN certificaat aanvragen en machtiging instellen
Wanneer de overeenkomsten ondertekend retour zijn én het HDN nummer voor gebruik in Accelerate is aangevraagd wordt jouw dossier overgedragen aan de support afdeling van Accelerate.
2. Intakegesprek
Support zal met de contactpersoon contact opnemen om het intakegesprek in te plannen. Het intakegesprek vindt digitaal plaats: telefonisch in combinatie met TeamViewer of via Teams.
Wie is er aanwezig bij de intake?
Tijdens het gesprek dienen de volgende personen aanwezig te zijn (dit kan één en dezelfde persoon zijn):
- De contactpersoon voor het proces
- Een administrator voor jouw Accelerate licentie
- Iemand die toegang heeft tot het adviespakket
- Iemand die toegang heeft tot de agenda van de gebruikers en de training (dagdeel) kan inplannen
Wat wordt er besproken tijdens de intake?
Tijdens de intake wordt je meegenomen in Accelerate, het vervolgproces en de ondersteunende documentatie die je in het Acceleration Center vindt. Na de intake heb je toegang tot jullie licentie, kunnen jullie direct aan de slag met de inrichting en het doen van de e-learning.
Onder andere de volgende punten komen ter sprake:
- Toegang licentie
- Checklist inrichting
- E-learning
- Afstemmen welk e-mail adres en klantportaal URL in Accelerate moet worden gebruikt
- Training én livegang: deze worden ingepland.
3. Inrichten en e-learning
Bij oplevering is de licentie grotendeels ingericht en gereed voor gebruik. Een aantal acties zullen door de admin en gebruikers ondernomen moeten worden om optimaal gebruik te kunnen maken van Accelerate. Deze vind je terug op de pagina ‘Inrichten Accelerate’.
E-learning
In het Acceleration Center vind je ook de E-learning. Alle toekomstige gebruikers en deelnemers van de training worden geacht de e-learning voorafgaande aan de training te volgen. Met de e-learning is de gemiddelde gebruiker ongeveer 1 uur mee bezig
4. Training
De deelnemers hebben vooraf de e-learning gedaan. De trainer gaat tijdens de training verder in op de mogelijkheden van Accelerate en van het Acceleration Center. Aan het einde van de training zijn de deelnemers klaar om hun dossiers via Accelerate te bemiddelen.
5. Livegang
De livegang vindt direct na de training plaats. Dit wordt gedaan door de trainer of een supportmedewerker samen met de contactpersoon en eventueel meer collega’s.
De volgende toegang is noodzakelijk:
- Adviespakket: we moeten de rechten hebben om aanpassingen te doen in de inrichting
- MyView: indien er aanvragen naar DAK, United Capital of VCN gaan moeten we in de MyView omgeving een inrichtingsaanpassing kunnen doen (de standaard verzendmethode moet HDN zijn)
- Webcert: indien HD Connect nog niet gemachtigd is om met het Nieuwe HDN postbusnummer berichten te versturen zullen we dit tijdens de livegang inplannen.
Alle testdossiers met onderliggende CRM kaarten die tijdens de training worden aangemaakt, worden in overleg door HD Connect verwijderd. Tot slot wordt het HDN-proces geactiveerd.
6. Nazorg
Na de livegang kun je direct aan de slag met Accelerate. De eerste weken zal het wennen zijn: je werkt vanuit een nieuw pakket met wellicht een andere werkwijze. En je hebt ook nog pijplijndossiers die op de ‘oude’ manier afgehandeld worden.
Om te zorgen dat je goed van start gaat houdt support een oogje in het zeil en heb je na ongeveer twee weken en twee maanden een servicecall.
Vanuit jullie zijn aanwezig (dit kan één en dezelfde persoon zijn):
- Contactpersoon voor het implementatieproces
- Administrator Accelerate
- Gebruiker die weet hoe Accelerate gebruikt wordt in het dagelijks werk
