Laat de klant een afspraak maken op jouw website op basis van de beschikbaarheid van de adviseur(s). Met de juiste inrichting worden direct de relevante actiepunten bij de klant opengezet en ontvangt hij een e-mail waarin de afspraak bevestigd wordt en hij wordt uitgenodigd om aan de slag te gaan op het klantportaal.
De admin dient een aantal keuzes te maken met betrekking tot de informatie welke je van de klant wilt opvragen naast de contactgegevens. Daarnaast dient de admin per adviseur aan te geven of hij via de website in te plannen is én wanneer. In het ideale geval heeft de adviseur zijn Exchange of Google agenda gekoppeld. De widget maakt dan een combinatie: is de adviseur in principe beschikbaar én is er nog niets in zijn agenda gepland. De admin deelt de informatie met de websitebeheerder die hij nodig heeft om de widget op de eigen website te plaatsen (zie kopje hieronder). Vervolgens kan de klant aan de slag, na het achterlaten van zijn gegevens en het kiezen van het moment van de afspraak wordt in Accelerate een dossier inclusief afspraak aangemaakt. Afhankelijk van de inrichting worden direct de relevante actiepunten bij de klant opengezet en ontvangt hij een e-mail waarin de afspraak bevestigd wordt en hij wordt uitgenodigd om aan de slag te gaan op het klantportaal.
De inrichting voor de admin en de websitebeheerder bestaan uit vier onderdelen:
Onder Instellingen | Koppelingen en externe bronnen staat ‘Accelerate planning widget’. In het bovenste veld ‘Accelerate planning widget’ kan een keuze gemaakt worden uit een x-aantal velden. Per veld maak je de keuze:
- Aanzetten: wordt het veld gebruikt?
- Gebruik standaard waarde: indien geselecteerd kies je bij Standaard waarde de betreffende waarde, bijvoorbeeld Website bij Leadbron.
- Omschrijving: Zet je het veld aan zonder gebruik te maken van de standaard waarde? Dan wordt de tekst die je hier toont in de widget weergegeven, een korte toelichting voor de klant dus.
- Standaard waarde: dit is alleen van toepassing bij velden die gebruik maken van een standaard waarde, bijvoorbeeld het afspraaktype. Dit is een verplicht veld met een standaard waarde, dit zodat Accelerate weet welk afspraaktype er is aangemaakt.
Sla de wijzigingen op (bovenaan de pagina).
Per type veld, op opmerking na, is er al dan niet een dropdown met keuzes beschikbaar. Om deze keuzes aan te passen of uit te breiden ga ja onder Instellingen naar API entiteiten, of Dossier en status en naar het menu-item voor betreffend veld. Het opmerkingen veld (Opmerking) geeft de klant de mogelijkheid om een opmerking te plaatsen welke in de afspraak wordt meegegeven.
Ga naar Instellingen | Gebruikersbeheer | Gebruiker X | Beschikbaarheid. Geef per gebruiker aan wanneer hij beschikbaar is voor afspraken, mits er nog geen afspraak in zijn agenda staat op dat moment. Vraag je het inkomenstype op aan de klant? Zorg dan dat voor elke adviseur de inkomenstypes zijn geselecteerd welke hij adviseert. Pas wanneer je bovenaan ‘Algemene beschikbaarheid’ selecteert en de pagina opslaat doet de adviseur mee in de widget. Naast de Opslaan button wordt getoond wanneer deze adviseur zijn Google /Exchange agenda nog niet heeft gekoppeld.
Op de eerste pagina van de widget zal de klant gevraagd worden om te bevestigen dat hij geen robot is. Dit doe je om te voorkomen dat bijvoorbeeld een hacker via de widget spamdossiers aanmaakt. Hiervoor dient eenmalig een sleutel gegenereerd te worden bij Google. In principe kan iedereen met een Google account dit doen en hier zijn geen kosten aan verbonden. Volg de stappen onder Instellingen | Koppelingen en externe bronnen | Accelerate planning widget: Google reCAPTCHA.
Onder Instellingen | Koppelingen en externe bronnen | Accelerate planning widget staat al de informatie die de website beheerder nodig heeft. Hebben de adviseurs hun agenda gekoppeld, is hun beschikbaarheid ingericht, zijn de juiste keuzes gemaakt voor de widget zelf en is de Google reCaptcha geregeld? Deel dan de informatie die in het blok ‘De Planning widget toevoegen aan uw website’ met de websitebeheerder.
Wanneer de adviseur dit nog niet gedaan heeft kan hij onder Instellingen | Mijn Account zijn Exchange of Google agenda koppelen. Door deze agenda te koppelen kijkt de widget niet alleen naar zijn door de admin opgegeven beschikbaarheid, de afspraken die al in Accelerate staan, maar ook naar de afspraken in de gekoppelde agenda.
Wanneer de widget op jouw website is geplaatst kunnen de klanten aan de slag. Afhankelijk van de velden die de admin heeft ingesteld kan dit er als volgt uitzien:
Wanneer de klant op de website de afspraak heeft gepland wordt er in Accelerate een dossier met afspraak aangemaakt. Afhankelijk van de inrichting gebeuren er een aantal zaken automatisch, bijvoorbeeld:
- Omdat het een afspraak is van het type Orienterend gesprek wordt een actiepunt opengezet voor het invullen van het inventarisatieformulier en wordt een bevestigingsmail gestuurd met een activeringslink voor het klantportaal.
- Tegelijkertijd worden automatisch de stukken opgevraagd die behoren bij het opgegeven inkomenstype van de aanvrager en eventueel de partner, bijvoorbeeld de loonstrook en een werkgeversverklaring.
Hieronder worden de meestgestelde vragen opgelijst en beantwoord.
Wanneer jouw licentie gebruik maakt van meerdere labels is een van de labels het default label. Wanneer een klant een afspraak maakt via jouw widget wordt het dossier standaard aangemaakt in het default label. Eigenlijk kun je de widget op dit moment dus alleen gebruiken voor de default label. Let op: zorg dat alleen de adviseurs welke voor dit label werken mee doen in de beschikbaarheid (zie inrichting admin en websitebeheerder)
Controleer of hij de juiste informatie heeft ontvangen ( ). Wanneer hij er met deze informatie niet uitkomt zal hij contact met een van zijn collega’s moeten opnemen.
