Afspraken

Afspraken

Afspraak inplannen

Om een afspraak aan te maken is er een dossier nodig. Heb je nog geen dossier? Deze kun je aanmaken onder Dossiers | Nieuw dossier.

Vanuit een dossier kan een afspraak ingepland worden.

  1. Open het betreffende dossier.
  2. Klik op Nieuwe afspraak in de takenbalk.
    3. image
  3. Vul de benodigde gegevens in

Met het oog-icoon wordt aangegeven welke informatie getoond wordt op het klantportaal. In het overzicht hieronder geven we aan welke informatie zichtbaar is in de gekoppelde agenda (A).

  • Type afspraak

    • Standaard ingestelde afspraaktypes, zie hoofdstuk 15.1  Afspraken (admin)

  • Titel (A)

    • Vrij tekstveld (bij het kiezen van een afspraaktype wordt deze automatisch gevuld, je kunt het veld vervolgens naar wens aanpassen)

  • Selecteer locatie van

    • Wanneer de dossieradviseur een gekoppelde standaard locatie heeft, dan wordt deze op voorhand gesuggereerd[1]. Je kunt deze overschrijven met de gegevens van:

    a) een standaard ingestelde locatie

    b) de aanvrager thuis

    c) een handmatig in te voeren adres (anders, namelijk…)

  • Locatie (A)

    • Hier wordt de gekozen locatie getoond, je kunt deze handmatig aanpassen

  • Opmerkingen (A)

    • Vrij tekstveld

  • Datum, Tijdstip en Duur (A)

    • Er is een voorstel gedaan waarbij de duur is overgenomen van de duur van het gekozen afspraaktype. Je kunt de gegevens hier aanpassen of in de agenda weergave hieronder.

  • Adviseur

    • Automatisch wordt hier de adviseur ingevuld die adviseur op het dossier is, deze kun je overschrijven met een adviseur naar keuze. De hier gekozen adviseur is de adviseur waar de afspraak wordt ingepland.

    In de kalender worden de agenda’s van de adviseur en behandelaar op het dossier automatisch getoond. Het is mogelijk om de agenda’s van de overige gebruikers te tonen door aan de linkerkant van de kalender een adviseur toe te voegen.

  1. Klik op Opslaan

De afspraak is nu op de volgende plekken zichtbaar:

  • In het dossier in het linker navigatiemenu
  • Op het klantportaal
  • In de Accelerate agenda die
  • In de Exchange of Google agenda wanneer deze voor betreffende adviseur gesynchroniseerd is

Afspraak bevestigen

Afhankelijk van de instellingen van de Accelerate licentie kan het zijn dat er automatisch acties zijn uitgevoerd, zoals het openzetten van een actiepunten en het bevestigen van de afspraak per e-mail aan de klant.

Wanneer de bevestigingsmail automatisch verzonden is, vind je deze mail terug in E-mails (UIT) op het dossier.

Is dit niet het geval, dan kun je op onderstaande wijze een handmatige mail versturen:

  1. Klik onder de afspraak op E-mail opstellen
  2. Selecteer een Sjabloon (afspraakbevestiging)
  3. Vul de e-mail eventueel aan en kies | Verzenden

Afspraakresultaat vastleggen

De admin kan inrichten welke afspraakresultaten een bepaald afspraaktype kunnen hebben. Klik na afloop (of bij annuleren van) de afspraak op de titel van de afspraak en selecteer aan de rechterkant wat het afspraakresultaat is en geef een eventuele toelichting.

Navigatie afspraak (links)

Met het inplannen van de afspraak is deze in het dossier in de linker navigatie terecht gekomen.

Je ziet nu vijf onderdelen:

  • De titel van de afspraak
  • Actiepunten voor klant
  • Dossiercontrole
  • E-mail opstellen
  • Scenario starten

image

Een uitleg per onderdeel:

DE TITEL

Klik op de titel voor de afspraakdetails om de afspraak te bewerken of te annuleren. Alleen afspraken die in de toekomst liggen en waar nog geen stukken voor aanwezig zijn in de dossiercontrole verdwijnen uit het dossier. In de andere gevallen wordt de afspraak ‘uitgegrijsd’ en de‑actief. De afspraak is dan niet meer zichtbaar in de (gekoppelde) agenda en op het klantportaal, maar de dossiercontrole, en daarmee de stukken zijn nog wel beschikbaar.

ACTIEPUNTEN VOOR KLANT

Hier zie je een overzicht van de actiepunten voor de klant behorende bij de dossiercontrole die hierna genoemd wordt. Zie een volledige toelichting in het hoofdstuk Actiepunten voor de klant .

DOSSIERCONTROLE

De dossiercontrole is de plek om stukken te verzamelen en te beoordelen welke nodig zijn voorafgaande aan het gesprek.

E-MAIL OPSTELLEN

Je kunt hier een e-mail opstellen voor de aanvrager of andere betrokkene.

SCENARIO STARTEN

Bij het inplannen van de afspraak zijn er mogelijk al stukken en actiepunten toegevoegd. Wil je aanvullend stukken opvragen? Je kunt altijd handmatig losse stukken aanmaken, maar met een scenario kun je een door de admin gedefinieerde set in een keer aanvragen.

Videobellen (TrueMeeting)

Wanneer dat beschikbaar is op jullie licentie kun je de klant digitaal ontmoeten door een video-belafspraak te maken.

  1. De afspraak wordt op de gebruikelijke wijze gemaakt, echter bij het type afspraak kies je voor ‘TrueMeeting afspraak (videobellen)’.
  2. Zowel de klant als de adviseur krijgen nu een knop naar een TrueMeeting ‘ruimte’:

    3. Op het klantportaal wordt dit als volgt getoond:

    image

    in het dossier staat de knop onder de afspraaktitel:

    image

3. Beide deelnemers klikken op het afgesproken moment op de knop en ontmoeten elkaar digitaal.

image

4. Geef eenmalig toegang tot je microfoon en camera en je kunt dan tijdens het gesprek:

  • Elkaar zien
  • Elkaar horen
  • Beeldscherm delen
  • Chatten

Hierna een toelichting op de iconen die je op het scherm ziet:

image

[1] De standaardlocatie kan de admin instellen onder gebruikersbeheer

Afspraak wijzigen

Om een afspraak te wijzigen, klik je op de titel van de afspraak links in het navigatiemenu:

image

Je krijgt nu de details van de afspraak te zien en kunt de afspraak hier wijzigen door op ‘bewerken’ te klikken.

Nadat je de afspraak hebt gewijzigd, zal er automatisch een mail naar de klant worden verzonden met de bevestiging van de gewijzigde afspraak.

image