1. Ga naar Instellingen | Gebruikersbeheer | Gebruikers.
2. Voeg de gebruikers toe. Vul in ieder geval de volgende velden:
1. Naam
2. E-mailadres
3. Gebruikersnaam (tevens inlognaam)
4. Wachtwoord
5. Werknemer weergave kleur (indien deze gebruiker de agenda koppelt)
6. Bijzondere privileges (welke rechten de gebruiker heeft)
7. Rol
3. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

Zie de handleiding voor meer informatie: hoofdstuk Instellingen | Gebruikersbeheer.

Een handtekening kan worden toegevoegd door een admin bij het bewerken van een gebruiker bij Instellingen | Gebruikersbeheer | Gebruikers of door de gebruiker zelf via Instellingen | Mijn account. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

Voeg deze handtekening toe, of laat de gebruikers dit zelf doen. Dit is handig voor e-mails die je zelf opstelt. Maar de handtekening wordt ook gebruikt in de e-mailsjablonen. Een aantal van deze e-mailsjablonen wordt automatisch verstuurd, bijvoorbeeld het bevestigingen van een ingeplande afspraak.

Vul de benodigde gegevens voor het aanmaken van OTD’s en facturen in via Instellingen | Facturatie | Standaard facturatie gegevens. Sla na het toevoegen van de gegevens de wijzigingen op met de Opslaan button.

Vanaf het moment dat je Accelerate gebruikt, vraag je klanten om via het klantportaal onder andere stukken aan te leveren. Het is prettig als het portaal jullie eigen logo toont, ter herkenning en voor een professionele uitstraling. Je kunt ook documenten standaard ter download aanbieden binnen het klantportaal. Welke documenten beschikbaar zijn, bepaal je zelf.

1. Ga naar Instellingen | Klantportaal.
2. Upload een logo en eventueel een banner. Ideale afmetingen: logo 300x100px (verhouding 3:1), banner 1903x300px.
3. Sla de wijziging op met de Opslaan button.
4. Ga naar Instellingen | Klantportaal | Belangrijke documenten.
5. Controleer de sectie Belangrijke documenten: upload of verwijder bestanden en pas eventueel de categorie aan of voeg categorieën toe. Vergeet niet het vlag-icoon te wijzigen om documenten ook in het Engelstalige klantportaal beschikbaar te maken.
6. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

Zie de handleidingen voor meer informatie:

Klantportaal logo en basiscontentKlantportaal belangrijke documenten

Logos kunnen op meerdere plekken worden gebruikt:

Factuur

1. Ga naar Instellingen | Facturatie | Facturatiesjablonen.
2. Upload een logo (max. 200px hoog, JPEG/PNG, ideale verhouding 3:1)
3. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

OTD

1. Ga naar Instellingen | OTD | OTD sjablonen.
2. Upload een logo (max. 200px hoog, JPEG/PNG, ideale verhouding 3:1)
3. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

E-mailhandtekening

1. Ga naar Instellingen | E-mailsjablonen | Logo voor e-mailtemplates.
2. Upload een logo (max. 200px hoog, JPEG/PNG, ideale verhouding 3:1)
3. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

In Accelerate kun je door een aantal stappen te doorlopen een OTD voor de klant aanmaken. Bij oplevering is er een OTD beschikbaar die je direct kunt gebruiken. Je bent uiteraard vrij om de OTD aan te passen naar jullie eigen wensen. Het advies is om in ieder geval de tarieven en de tekstblokken te controleren, en de algemene voorwaarden toe te voegen. Tarieven zitten op verschillende niveaus:

• Standaard kostenposten behorende bij de subdiensten
• Te selecteren Aanvullende diensten, behorende bij de hoofddienst.

1. Ga naar Instellingen | OTD | Dienstenbeheer.
2. De hoofddiensten worden in de blauwe balken weergegeven. Klik op het potloodje rechts van om de hoofddienst te bewerken.

3. Je ziet hier de onderliggende subdiensten én Aanvullende diensten Klik op het potloodje achter de subdienst c.q. aanvullende dienst om het bedrag te wijzigen.
4. Sla de wijziging op met de Opslaan button.
5. Ga naar Instellingen | OTD | Tekstblokken.
6. Controleer de tekst in de tekstblokken om te zien welke tekst is opgenomen in de OTD. Klik op het potloodje om de tekst te bekijken en/of te wijzigen.
7. Sla de wijziging op met de Opslaan button.
8. Ga naar Instellingen | OTD | Voorwaarden & opt-in.
9. Voeg de algemene voorwaarden toe. Elke klant die de OTD digitaal ondertekent, ziet deze voorwaarden in het klantportaal. Let op: vergeet niet de voorwaarden ook toe te voegen in het Engelstalige klantportaal door het vlag-icoon te wijzigen.
10. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

Wil je meer weten over de OTD? Kijk dan in de handleiding:

• De inrichting onder Instellingen: Instellingen | OTD
• Een OTD aanmaken op het dossier: OTD en Facturatie | OTD opstellen, finaliseren en ondertekenen

Indien jullie gebruik maken van Office 365 moet er in het uitgaande spambeleid ook een wijziging worden doorgevoerd, hiervoor kun je onderstaand stappenplan volgen:

1. Office 365 beheerder moet inloggen op:

https://protection.office.com/antispam

2. Ga naar Spamfilterbeleid voor uitgaande spam ‎(altijd AAN)‎

3. Klik op Beleid Bewerken

4. Ga naar Automatisch doorsturen

5. Wijzig de doorstuur-instelling naar Aan - Doorsturen is ingeschakeld

6. Sla de gewijzigde instellingen op

7. Ververs de pagina om te verifiëren dat de instelling op Aan - Doorsturen is ingeschakeld staat.

8. Verifieer of het doorsturen nu wel werkt.

Worden er in Accelerate afspraken voor jou ingepland, dan is het handig om je agenda te koppelen. Je kunt je Google- of Office 365-agenda verbinden met je Accelerate-account, waarbij de synchronisatie twee kanten op werkt:

• Afspraken uit je Google- of Office 365-agenda zie je terug in Accelerate.
• Afspraken die je in Accelerate maakt, zie je terug in je Google- of Office 365-agenda.

Let op: dit werkt alleen voor zakelijke (betaalde) accounts. Je privé-agenda van Outlook of Gmail kan niet worden gesynchroniseerd.

Onder Instellingen | HDN | Postbusnummer vind je zes kolommen voor postbusnummers en aanstellingsnummers:

• Kolommen 1-2: hypotheken
• Kolommen 3-4: kredieten
• Kolommen 5-6: verzekeringen

Per geldverstrekker moet hier een postbusnummer en een aanstellingsnummer worden ingevuld. Bij een directe aanstelling heeft Accelerate standaard het juiste postbusnummer. Wanneer een aanvraag via een distributiepartij loopt, moet dit nummer aangepast worden. Een compleet overzicht van HDN-nummers vind je op https://www.hdn.nl/implementatie-overzicht/.

Bij het maken van een afspraak kunnen locaties worden gekozen. Voer hiervoor alle locaties op waar afspraken kunnen plaatsvinden in het menu Instellingen | Afspraken | Locaties.

Afspraak locatie

Bij het maken van een afspraak kunnen locaties worden gekozen. Per gebruiker kan een standaard locatie worden ingesteld, in het menu Instellingen | Gebruikersbeheer | Gebruikers. Wordt er een afspraak ingepland, dan wordt standaard deze locatie geselecteerd (aanpasbaar per afspraak).

Op verschillende plekken, zoals bij het aanmaken van een dossier, kun je aangeven wat de leadbron is. Standaard zijn er diverse leadbronnen ingericht. Loop deze lijst eens door: voeg ontbrekende leadbronnen toe en verwijder leadbronnen die jullie niet gebruiken. Zo kun je dossiers vanaf de start aan de juiste leadbron koppelen. Dit levert waardevolle informatie op voor rapportages.

De leadbronnen vind je onder Instellingen | Dossier en status | Leadbronnen.

De e-mailsjablonen in Accelerate zijn zowel formeel als informeel opgesteld. Stuur je een klant bijvoorbeeld een afspraakbevestiging per e-mail, dan wordt -afhankelijk van de voor die klant ingestelde aanspreekvorm- de formele c.q. informele mail verstuurd.

Standaard staat de aanspreekvorm op informeel. Je kunt dit per dossier aanpassen.

Wil jij dit liever standaard op formeel, dan kun je dat aanpassen onder Instellingen | Dossier en status | Klantcommunicatie.

In Accelerate kun je een OTD aanmaken en vanuit de OTD een factuur. Vervolgens is het mogelijk om een export van de debiteuren en de facturen te maken (dit kan onder Overzichten | Facturen). Afhankelijk van je boekhoudprogramma kun je deze export importeren.

Afhankelijk van interne afspraken en het boekhoudprogramma wil je mogelijk de volgende nummers aanpassen naar eigen wens:

• Grootboeknummers Elke kostenpost is aan een grootboeknummer gekoppeld. Een overzicht van de grootboeknummers vind je onder Instellingen | Facturatie | Grootboeknummers.
• Pas de aanwezige grootboeknummers aan naar wens
• Voeg eventueel nieuwe grootboeknummers toe.
• Onder Instellingen | OTD | Dienstenbeheer kun je per kostenpost het grootboeknummer wijzigen. Zie de handleiding hoofdstuk Instellingen | OTD.

• Factuurnummers Elke factuur krijgt een factuurnummer volgens een oplopende reeks. Pas dit nummer eventueel aan naar de voor jouw organisatie geldende standaard. Dit kan onder Instellingen | Facturatie | Algemene instellingen. In het blok 'Opbouw factuurnummer'. Volg de velden met eventuele toelichting, doe de gewenste aanpassingen. Onderaan dit blok wordt een voorbeeld getoond van het eerstvolgende factuurnummer. Is dit juist? Sla dan alles op.
• Debiteurennummers Zoals de facturen een factuurnummer krijgen volgens een oplopende reeks, krijgen de debiteuren een debiteurnummer. Pas indien gewenst de opbouw aan onder Instellingen | Facturatie | Algemene instellingen. Volg de velden met eventuele toelichting, doe de gewenste aanpassingen. Onderaan dit blok wordt een voorbeeld getoond van het eerstvolgende debiteurnummer. Is dit juist? Sla dan alles op.