Voeg onder Instellingen | Gebruikersbeheer | Gebruikers de gebruikers toe. In de handleiding onder het hoofdstuk Instellingen | Gebruikersbeheer worden de velden die je krijgt bij het toevoegen of bewerken van een gebruiker toegelicht.

Wanneer je een gebruiker bewerkt kun je aan de linkerkant een handtekening toevoegen (dit kan de gebruiker eventueel ook zelf vanuit Instellingen | Mijn account). Zie het hoofdstuk Instellingen | Mijn account. Voeg deze handtekening toe, of laat de gebruikers dit zelf doen. Dit is handig voor e-mails die je zelf opstelt. Maar de handtekening wordt ook gebruikt in de e-mailsjablonen. Een aantal van deze e-mailsjablonen wordt automatisch verstuurd, bijvoorbeeld het bevestigingen van een ingeplande afspraak.

In Accelerate zijn een aantal gegevens benodigd voor het aanmaken van OTD's en facturen. Deze gegevens kun je invullen bij het onderdeel Instellingen | Facturatie | Standaard facturatie gegevens.

Vanaf het moment dat je Accelerate gaat gebruiken, vraag je klanten om op het klantportaal o.a. stukken aan te leveren. Het is dan mooi als de klant op het portaal jullie eigen logo ziet staan als stukje herkenning en uitstraling. Daarnaast wil je ook dat de documenten die je standaard ter download aanbiedt correct zijn.

Je kunt op verschillende plekken een logo uploaden:

Factuur

OTD

E-mailhandtekening

In Accelerate kun je door het doorlopen van een aantal stappen een OTD voor de klant aanmaken. Bij oplevering is er een OTD opgeleverd die je zo kunt gebruiken. Je bent natuurlijk vrij om de OTD aan te passen naar jullie eigen wensen. Het advies is om in ieder geval de tarieven na te lopen. Tarieven zitten op verschillende niveaus:

Wil je meer weten over de OTD? Kijk dan in de handleiding:

Indien jullie gebruik maken van Office 365 moet er in het uitgaande spambeleid ook een wijziging worden doorgevoerd, hiervoor kun je onderstaand stappenplan volgen:

1. Office 365 beheerder moet inloggen op:

https://protection.office.com/antispam

2. Ga naar Spamfilterbeleid voor uitgaande spam ‎(altijd AAN)‎

3. Klik op Beleid Bewerken

4. Ga naar Automatisch doorsturen

5. Wijzig de doorstuur-instelling naar Aan - Doorsturen is ingeschakeld

6. Sla de gewijzigde instellingen op

7. Ververs de pagina om te verifiëren dat de instelling op Aan - Doorsturen is ingeschakeld staat.

8. Verifieer of het doorsturen nu wel werkt.

Worden er in Accelerate voor jou afspraken gemaakt dan is het handig om jouw Exchange/ Google agenda te koppelen. De agenda's worden dan met elkaar gesynchroniseerd zodat je zowel in jouw agenda als in Accelerate je afspraken kunt zien en (laten) plannen. Koppel jouw agenda zoals beschreven in de Handleiding onder het hoofdstuk Instellingen | Mijn account.

Onder Instellingen | HDN | Postbusnummer vind je de 6 kolommen waarin de postbusnummers en de aanstellingsnummers moeten worden in gevuld.

De eerste twee kolommen zijn voor hypotheken, de 3e en 4e voor kredieten en de 5e en 6e voor verzekeringen. Per Geldverstrekker moet hier een postbusnummer en een aanstellingsnummer in worden gevuld. Wanneer het een directe aanstelling betreft zal Accelerate in de basis het goede nummer hebben. Wanneer de aanvraag van een bepaalde geldverstrekker naar een distributiepartij gaat moet dit nummer nu worden aangepast. Een compleet overzicht van alle HDN nummers kun je vinden op https://www.hdn.nl/implementatie-overzicht/.

Wanneer je alles hebt doorgelopen staat onder HDN postbusnummer per geldverstrekker het HDN nummer van de ontvangende Geldverstrekker / distributiepartij. In de kolom met Aanstellingsnummer staat het aanstellingsnummer dat je hebt bij deze specifieke partij.

Vinden jullie afspraken op meerdere locaties plaats? Voer deze locaties dan op onder Instellingen | Afspraken | Locaties.

Bij het maken van een afspraak kunnen deze locaties gekozen worden. Daarnaast kun je onder gebruikersbeheer per gebruiker een standaard locatie kiezen. Wordt er voor deze gebruiker een afspraak ingepland, dan wordt default deze standaard locatie geselecteerd (dit kan aangepast worden).

Bij het aanmaken van een dossier kun je aangeven wat de leadbron is. Standaard zijn er diverse leadbronnen opgevoerd. Loop deze lijst eens door en voeg hier missende leadbronnen aan toe en verwijder leadbronnen die jullie niet gebruiken. Je kunt dan vanaf de start dossiers aan de juiste leadbron koppelen. Mooie informatie voor de rapportages.

De leadbronnen vind je onder Instellingen | Dossier en status | Leadbronnen.

De e-mailsjablonen in Accelerate zijn formeel én informeel opgesteld. Stuur je een klant bijvoorbeeld een afspraakbevestiging per mail, dan wordt -afhankelijk van de voor die klant ingestelde aanspreekvorm- de formele c.q. informele mail verstuurd.

Standaard is de aanspreekvorm Formeel. Je kunt dit per dossier aanpassen.

Wil jij het liever standaard op Informeel, dan kun je dat aanpassen onder Instellingen | Dossier en status | Klantcommunicatie.

In Accelerate kun je een OTD aanmaken en vanuit de OTD een factuur. Vervolgens is het mogelijk om een export van de debiteuren en de facturen te maken (dit kan onder Overzichten | Facturen). Afhankelijk van je boekhoudprogramma kun je deze export importeren.

Afhankelijk van interne afspraken en het boekhoudprogramma wil je mogelijk de volgende nummers aanpassen naar eigen wens:

Wil jij elke nieuwe klant vragen om jullie Privacy statement te downloaden? Dan kun je deze aanbieden bij de Belangrijke documenten op het klantportaal. Zie de handleiding Instellingen | Klantportaal voor meer informatie.

Wil jij kunnen controleren of het statement gedownload is? Kies dan voor de volgende aanpak:

Bij elke eerste afspraak op een dossier wordt er nu automatisch een actiepunt opengezet om de Privacy statement te downloaden. Wanneer de klant dit document download zie je dit terug in de Actiepunten voor de klant én (als admin) in de auditlog.