Inrichten Accelerate
⚙️

Inrichten Accelerate

Bij oplevering is de licentie grotendeels ingericht en gereed voor gebruik.

Een aantal acties zullen door de admin en gebruikers ondernomen moeten worden om optimaal gebruik te kunnen maken van Accelerate.  Deze worden in de hoofdstukken hieronder toegelicht. Daarnaast lichten we een aantal inrichtingen toe die je zou kunnen doen voor de livegang: ze zijn zeker van meerwaarde, maar zonder kun je Accelerate ook prima gebruiken.

Zodra je toegang hebt tot de licentie kan de admin aan de slag met onderstaande punten. De gebruiker kan tevens haar agenda koppelen indien van toepassing.

Gebruikers toevoegen (admin)

Voeg onder Instellingen | Gebruikersbeheer | Gebruikers de gebruikers toe. In de handleiding onder het hoofdstuk Instellingen | Gebruikersbeheer worden de velden die je krijgt bij het toevoegen of bewerken van een gebruiker toegelicht.

  1. Voeg de gebruikers toe. Vul in ieder geval de volgende velden:
    1. Naam
    2. E-mailadres
    3. Gebruikersnaam (tevens inlognaam)
    4. Wachtwoord
    5. Authenticatie code
    6. Werknemer weergave kleur (indien deze gebruiker de agenda zal koppelen)
    7. Bijzondere priveleges (welke rechten moet de gebruiker hebben)
    8. Rol
  2. Wanneer je een gebruiker bewerkt kun je aan de linkerkant een handtekening toevoegen (dit kan de gebruiker eventueel ook zelf vanuit Instellingen | Mijn account). Zie het hoofdstuk Instellingen | Mijn account. Voeg deze handtekening toe, of laat de gebruikers dit zelf doen. Dit is handig voor e-mails die je zelf opstelt. Maar de handtekening wordt ook gebruikt in de e-mailsjablonen. Een aantal van deze e-mailsjablonen wordt automatisch verstuurd, bijvoorbeeld het bevestigingen van een ingeplande afspraak.

Facturatiegegevens (admin)

In Accelerate zijn een aantal gegevens benodigd voor het aanmaken van OTD's en facturen. Deze gegevens kun je ingevullen bij het onderdeel Instellingen | Facturatie | Standaard facturatie gegevens.

Klantportaal (admin)

Vanaf het moment dat je Accelerate gaat gebruiken, vraag je klanten om op het klantportaal o.a. stukken aan te leveren. Het is dan mooi als de klant op het portaal jullie eigen logo ziet staan als stukje herkenning en uitstraling. Daarnaast wil je ook dat de documenten die je standaard ter download aanbiedt correct zijn.

  1. Ga naar Instellingen | Klantportaal.
  2. Upload een logo (De ideale verhouding is 3 op 1, dus bijvoorbeeld 300px breed bij 100px hoog) en eventueel een banner 1903px bij 300px).
  3. Controleer de Belangrijke documenten: upload een stuk of verwijder het document én eventueel de categorie.

Zie de handleiding Instellingen | Klantportaal voor meer informatie.

OTD (admin)

In Accelerate kun je door het doorlopen van een aantal stappen een OTD voor de klant aanmaken. Bij oplevering is er een OTD opgeleverd die je zo kunt gebruiken. Je bent natuurlijk vrij om de OTD aan te passen naar jullie eigen wensen. Het advies is om in ieder geval de tarieven na te lopen. Tarieven zitten op verschillende niveaus:

  • Standaard kostenposten behorende bij de subdiensten
  • Te selecteren Aanvullende diensten, behorende bij de hoofddienst.

  1. Instellingen | OTD | Dienstenbeheer
  2. De hoofddiensten worden in de blauwe balken weergegeven. Klik op het potloodje rechts van om de hoofddienst te bewerken.
  3. image

  1. Je ziet hier de onderliggende subdiensten én Aanvullende diensten Klik op het potloodje achter de subdienst c.q. aanvullende dienst om het bedrag te wijzigen.
  2. Sla de wijziging op met de Opslaan button.

Wil je meer weten over de OTD? Kijk dan in de handleiding:

(Alleen voor Office 365 gebruikers) Spambeleid aanpassen

Indien jullie gebruik maken van Office 365 moet er in het uitgaande spambeleid ook een wijziging worden doorgevoerd, hiervoor kun je onderstaand stappenplan volgen:

1. Office 365 beheerder moet inloggen op:

2. Ga naar Spamfilterbeleid voor uitgaande spam ‎(altijd AAN)‎

3. Klik op Beleid Bewerken

4. Ga naar Automatisch doorsturen

5. Wijzig de doorstuur-instelling naar Aan - Doorsturen is ingeschakeld

6. Sla de gewijzigde instellingen op

7. Ververs de pagina om te verifiëren dat de instelling op Aan - Doorsturen is ingeschakeld staat.

8. Verifieer of het doorsturen nu wel werkt.

Agenda koppelen (gebruiker)

Worden er in Accelerate voor jou afspraken gemaakt dan is het handig om jouw Exchange/ Google agenda te koppelen. De agenda's worden dan met elkaar gesynchroniseerd zodat je zowel in jouw agenda als in Accelerate je afspraken kunt zien en (laten) plannen. Koppel jouw agenda zoals beschreven in de Handleiding onder het hoofdstuk Instellingen | Mijn account.

Aanstellingsnummers inregelen

Onder Instellingen | HDN | Postbusnummer vind je de 6 kolommen waarin de postbusnummers en de aanstellingsnummers moeten worden in gevuld.

De eerste twee kolommen zijn voor hypotheken, de 3e en 4e voor kredieten en de 5e en 6e voor verzekeringen. Per Geldverstrekker moet hier een postbusnummer en een aanstellingsnummer in worden gevuld. Wanneer het een directe aanstelling betreft zal Accelerate in de basis het goede nummer hebben. Wanneer de aanvraag van een bepaalde geldverstrekker naar een distributiepartij gaat moet dit nummer nu worden aangepast. Een compleet overzicht van alle HDN nummers kun je vinden op https://www.hdn.nl/implementatie-overzicht/.

Wanneer je alles hebt doorgelopen staat onder HDN postbusnummer per geldverstrekker het HDN nummer van de ontvangende Geldverstrekker / distributiepartij. In de kolom met Aanstellingsnummer staat het aanstellingsnummer dat je hebt bij deze specifieke partij.

Afspraaklocaties (admin)

Vinden jullie afspraken op meerdere locaties plaats? Voer deze locaties dan op onder Instellingen | Afspraken | Locaties.

Bij het maken van een afspraak kunnen deze locaties gekozen worden. Daarnaast kun je onder gebruikersbeheer per gebruiker een standaard locatie kiezen. Wordt er voor deze gebruiker een afspraak ingepland, dan wordt default deze standaard locatie geselecteerd (dit kan aangepast worden).

Leadbronnen (admin)

Bij het aanmaken van een dossier kun je aangeven wat de leadbron is. Standaard zijn er diverse leadbronnen opgevoerd. Loop deze lijst eens door en voeg hier missende leadbronnen aan toe en verwijder leadbronnen die jullie niet gebruiken. Je kunt dan vanaf de start dossiers aan de juiste leadbron koppelen. Mooie informatie voor de rapportages.

De leadbronnen vind je onder Instellingen | Dossier en status | Leadbronnen.

Klantcommunicatie standaard aanspreekvorm (admin)

De e-mailsjablonen in Accelerate zijn formeel én informeel opgesteld. Stuur je een klant bijvoorbeeld een afspraakbevestiging per mail, dan wordt -afhankelijk van de voor die klant ingestelde aanspreekvorm- de formele c.q. informele mail verstuurd.

Standaard is de aanspreekvorm Formeel. Je kunt dit per dossier aanpassen.

Wil jij het liever standaard op Informeel, dan kun je dat aanpassen onder Instellingen | Dossier en status | Klantcommunicatie.

Facturatie: grootboek-, factuur- en debiteurennummers (admin)

In Accelerate kun je een OTD aanmaken en vanuit de OTD een factuur. Vervolgens is het mogelijk om een export van de debiteuren en de facturen te maken (dit kan onder Overzichten | Facturen). Afhankelijk van je boekhoudprogramma kun je deze export importeren. Zie voor het hele proces de Handleiding, hoofdstuk OTD en facturatie.

Afhankelijk van interne afspraken en het boekhoudprogramma wil je mogelijk de volgende nummers aanpassen naar eigen wens:

  • Grootboeknummers Elke kostenpost is aan een grootboeknummer gekoppeld. Een overzicht van de grootboeknummers vind je onder Instellingen | Facturatie | Grootboeknummers.
    • Pas de aanwezige grootboeknummers aan naar wens
    • Voeg eventueel nieuwe grootboeknummers toe.
    • Onder Instellingen | OTD | Dienstenbeheer kun je per kostenpost het grootboeknummer wijzigen. Zie de handleiding hoofdstuk Instellingen | OTD.

  • Factuurnummers Elke factuur krijgt een factuurnummer volgens een oplopende reeks. Pas dit nummer eventueel aan naar de voor jouw organisatie geldende standaard. Dit kan onder Instellingen | Facturatie | Algemene instellingen. In het blok 'Opbouw factuurnummer'. Volg de velden met eventuele toelichting, doe de gewenste aanpassingen. Onderaan dit blok wordt een voorbeeld getoond van het eerstvolgende factuurnummer. Is dit juist? Sla dan alles op.
  • Debiteurennummers Zoals de facturen een factuurnummer krijgen volgens een oplopende reeks, krijgen de debiteuren een debiteurnummer. Pas indien gewenst de opbouw aan onder Instellingen | Facturatie | Algemene instellingen. Volg de velden met eventuele toelichting, doe de gewenste aanpassingen. Onderaan dit blok wordt een voorbeeld getoond van het eerstvolgende debiteurnummer. Is dit juist? Sla dan alles op.
Privacy statement (admin)

Wil jij elke nieuwe klant vragen om jullie Privacy statement te downloaden? Dan kun je deze aanbieden bij de Belangrijke documenten op het klantportaal. Zie de handleiding Instellingen | Klantportaal voor meer informatie.

Wil jij kunnen controleren of het statement gedownload is? Kies dan voor de volgende aanpak:

  1. Upload de Privacy statement bij Ter downloadbare documenten (Instellingen | Dossier en status | Documentsoorten)
    1. Voeg downloadbaar document toe
    2. Upload het bestand | Geeft het bestand een naam en eventueel een beschrijving | Opslaan.
  2. Richt voor de triggers voor een nieuwe eerste afspraak een actiepunt is waarbij de klant gevraagd wordt het Privacy statement te downloaden.
    1. Beheer | Triggers beheren
    2. Filter links op de scope Appointment
    3. Open elke trigger met de code 'BWSS\Trigger\TriggerType\NewFirstAppointment'
      1. Nieuwe actie
      2. Kies een actie | Voeg downloadbaar document toe
      3. klik rechts van de net toegevoegde actie op de gereedschapsleutel | Selecteer het Privacy statement | Configuratie toepassen
      4. Opslaan
    4. Herhaal dit voor elke trigger met de code 'BWSS\Trigger\TriggerType\NewFirstAppointment'

Bij elke eerste afspraak op een dossier wordt er nu automatisch een actiepunt opengezet om de Privacy statement te downloaden. Wanneer de klant dit document download zie je dit terug in de Actiepunten voor de klant én (als admin) in de auditlog.